手動記録とは何ですか?

紙ベースの記録管理とも呼ばれる手動記録管理には、情報を保存および整理するために物理的な文書やファイルが使用されます。この方法は、コンピューターやデジタル技術が出現する前の主要な記録管理システムであり、現在でも、特にリソースが限られている中小企業や産業で一部のケースで使用されています。

手動による記録保持の仕組みは次のとおりです。

1. データ収集:データは、請求書、領収書、契約書、その他の書類などのさまざまなソースから収集されます。

2. 紙のファイリング:収集されたデータは、カテゴリ、日付、またはその他の基準に基づいて分類され、物理フォルダーまたはバインダーに配置されます。

3. 分類:各ドキュメントには、簡単に検索できるように、ファイル番号やラベルなどの一意の識別子が割り当てられます。

4. インデックスの作成:ドキュメントをカタログ化し、必要なときにすぐに参照できるようにするために、インデックスまたはファイリング システムが作成されます。

5. 保管:物理ファイルは、安全な場所のキャビネット、棚、ファイルキャビネットに保管されます。

手動で記録を保持する利点:

シンプルさ:手動による記録管理は実装が簡単で、特殊なソフトウェアやテクノロジーは必要ありません。

手頃な価格:高価なソフトウェアやハードウェアが必要ないため、比較的安価です。

アクセシビリティ:物理的なドキュメントには、特別なデジタル スキルを必要とせず、アクセス許可があれば誰でも簡単にアクセスできます。

手動による記録保持の欠点:

時間がかかる:文書を手動で処理および分類するには、デジタル記録の保管に比べてかなりの時間がかかります。

エラーが発生しやすい:手動でデータを入力すると、計算ミス、ファイリングミス、書類の置き忘れなどの人的エラーが発生する可能性があります。

限られた組織:手動による記録管理システムは乱雑で組織化されていない可能性があり、特定の情報を迅速に見つけることが困難になります。

記憶域スペース:物理ファイルにはかなりの量の記憶域スペースが必要であり、スペースが限られている企業にとっては問題となる可能性があります。

損傷または損失のリスク:紙の記録は、火災、水、または誤った取り扱いなどの事象による物理的損傷を受けやすいため、バックアップや災害復旧が困難になります。

データの取得:手動記録から特定のデータやレポートを取得するのは、時間と労力のかかるプロセスになる可能性があります。

コンプライアンス:手動による記録管理は、厳しいコンプライアンス要件の対象となる企業や、異なる部門や場所間でデータを簡単に共有する必要がある企業には適さない可能性があります。

要約すると、手動による記録管理には、物理​​的な文書やファイルを使用して情報を保存および整理することが含まれます。シンプルで手頃な価格ですが、デジタル記録管理システムと比較すると、効率、構成、検索の容易さの点で制限があります。