完全な電話メッセージにはどのような項目を含める必要がありますか?
1. 日付と時刻: メッセージを受信した日時を記録します。
2. 発信者の名前と連絡先情報: メッセージを残した人のフルネームと連絡先の詳細を書き留めます。これには電話番号と、必要に応じて電子メール アドレスも含まれます。
3. 受信者の名前: メッセージの宛先が誰であるかを明確に示します。あなた以外の人宛ての電話の場合は、必ずその人の名前を含めてください。
4. 緊急性: メッセージが緊急であるか、すぐに対処する必要があるかを示します。
5. 詳細メッセージ: 具体的な詳細や指示など、発信者のメッセージを正確に書き留めてください。重要な日付、時間、場所が言及されているかどうかを必ず明確にしてください。
6. 必要なアクション: メッセージの受信者が実行する必要がある特定のアクションやタスクをメモします。
7. 返品連絡先情報: 発信者が折り返し電話を希望している場合、または応答を期待している場合は、希望の連絡先情報と連絡を取るのに最適な時間を必ず含めてください。
8. 確認またはリードバック: 正確さを確認し、誤解を防ぐために、発信者にメッセージを繰り返し返します。
9. あなたの名前と連絡先情報: 発信者にさらに質問がある場合や説明が必要な場合に備えて、メッセージの最後にあなたの名前と連絡先の詳細を伝えます。
10. 署名: メッセージの最後には署名またはイニシャルを入力し、情報が本物で完全であることを示します。
メッセージを受け取るときは、礼儀正しく、プロフェッショナルで、気配りを忘れないでください。関連する情報をすべて収集して明確に提示することで、メッセージが対象の受信者に効果的に伝わるようになります。