添付ファイル付きの手紙の書き方

プロの手紙を送るには、適切な書式設定、文法やスペルミスの慎重な排除など、特定のエチケットが必要です。手紙を送るときは、関連書類を添付する必要があることがよくあります。たとえば、仕事に応募する場合、履歴書と数通の推薦状を含めたいと思うでしょう。手紙の内容の中で、添付ファイルがあることを受取人に通知してください。

ステップ 1

Microsoft Word など、レターの作成に使用するワープロ プログラムを起動します。 [スタート]、[すべてのプログラム] の順にクリックしてアクセスし、リストからプログラムを選択します。

ステップ 2

あなたの手紙をフォーマットします。基本的なビジネスレターでは、文書の上部に住所を含め、テキストを左にフラッシュする必要があります.行をスキップして、日付を挿入します。日付の下に受取人の名前と住所を入力し、その下に挨拶を入力します。挨拶は、「Dear Mr. [名前]」または「Dear Mrs. [名前]」の形式にする必要があります。コンマで挨拶を締めくくります。挨拶の下に手紙の内容または本文を書きます。

ステップ 3

手紙の下部に署名ブロックを含めます。署名ブロックは「敬具」で始まり、次の行にあなたの名前が表示されます。 「敬具」と入力した名前の間の行をスキップします。手紙を印刷した後、このスペースに署名します。

ステップ 4

署名ブロックの下に「Enclosure」または「Enclosures」という単語を追加して、文書が添付されていることを示します。タイトルを含めて、「Enclosures:」の下に同封された文書をリストすることができます。さらに材料を導入する結腸に注意してください。添付文書のタイトル (「履歴書」や「推薦状」など) を 1 行に 1 つずつ入力します。

ステップ 5

すべての同封物を手紙と一緒に送ることを忘れないでください。添付ファイルを付けて手紙を郵送する場合は、手紙を書類の山の上に置いてください。