Outlook の連絡先とアドレス帳の違い

Microsoft Outlook に精通しているほとんどの人は、主に電子メールの送受信に使用しているかもしれませんが、Outlook は、カレンダー、タスク管理、メモ作成機能など、多くの便利なツールを備えた強力なアプリケーションです。 Outlook のもう 1 つの重要な要素は、連絡先が同僚であろうと社外の人であろうと、連絡先の個人情報を整理するのに役立つ機能です。これは、連絡先ツールとアドレス帳ツールを使用して行います。

定義

Outlook の連絡先機能とグローバル アドレス帳はどちらも電子 Rolodex によく似ており、定期的にやり取りする可能性のある人々の連絡先情報にアクセスできます。ただし、通常、連絡先機能は外部連絡先のリストであり、アドレス帳には社内で働く人々の情報が含まれています。アドレス帳は Exchange Server に保存され、社内の全員と共有できるため、これはビジネスの世界では一般的な設定です。

関数

連絡先機能は、以前に連絡を取ったことがあるが、必ずしも会社で働いているとは限らない人々の情報にすばやくアクセスできるように設計されています。グローバル アドレス リストは、同僚や会社定義のアドレス リストにすばやく連絡できるように設計されています。

編集する能力

連絡先ツールとアドレス帳ツールの両方に連絡先情報が含まれていますが、連絡先はコンピューターに保存されているため、ユーザーが編集できるのは連絡先のみです。新しい連絡先を追加したり、既存の連絡先の情報を編集したり、連絡先を削除したりできます。一方、アドレス帳は通常、システム管理者のみが編集できます。ホーム ユーザーの場合、リストは両方とも編集可能です。

情報

通常、アドレス帳には、電子メール アドレス、内線電話または電話番号、役職、場所など、社内のすべての従業員と部門のリストが含まれています。個々のエントリをクリックすると、2 番目のビジネス番号や郵送先住所など、追加の連絡先の詳細が表示されます。連絡先リストには、名前、表示名、および電子メール アドレスが含まれます。個々の連絡先をクリックすると、会社、郵送先住所、役職、電話番号、写真などの詳細情報を入力するためのフィールドを含むフォームが開きます。

検索能力

連絡先とアドレス帳の両方を使用すると、人の連絡先情報をすばやく見つけることができるため、名刺を探したり、会社のディレクトリをめくったりして時間を無駄にする必要がなくなります。プログラムのインターフェイスの上部には、開いた本のような小さなアイコンがあります。クリックすると検索ボックスが出てきます。その検索ボックスに名前を入力して、アドレス帳と連絡先リストのどちらを参照するかを選択できます。