As-Is プロセス フローの作成方法

As-Is プロセス フローは、ビジネス プロセスが組織内で現在どのように実行されているかを文書化します。通常、As-Is プロセス フローは、To-Be プロセスを構築するときに分析および改善できるように、ステップからステップへと流れる手順と情報を取得するために行われます。

ステップ 1

分析するビジネス プロセスを定義します。それは、開始と終了、入力と出力を備えた完全なビジネス トランザクションであり、ビジネス ニーズを満たす結果をもたらす必要があります。例:「従業員を雇う」は完全なプロセスですが、「雇用フォームに記入する」はプロセス内のステップですが、単独では意味がありません。

ステップ 2

プロセス内の役割を特定します。役割とは、プロセスにおいて個人またはグループが果たす役割です。役割には、役職や部門の肩書きではなく、実行するアクションの種類を示すラベルを付ける必要があります。従業員のタイム カードを承認する人は、「Time Approver」と呼ばれる必要があります。

ステップ 3

トランザクションを完了するために必要なプロセス ステップを特定します。プロセスに価値を付加する詳細な各ステップをキャプチャします。たとえその価値が前のステップが正しく行われたかを確認して確認するためだけのものであっても。

ステップ 4

プロセス内のステップからステップへ渡される情報を識別します。一部のステップでは、後続のステップで使用される情報が作成されます。

ステップ 5

プロセス内で、方向性が変わったり、追加の手順が必要になったりする可能性のある意思決定ポイントを特定します。意思決定に必要なデータを定義し、考えられるすべての結果を説明します。

ステップ 6

各ステップ、ステップを実行する役割、ステップからステップへ流れる情報を示す図を作成して、プロセス フローを文書化します。各ステップに番号を付けます。各ステップから次のステップに向かう矢印を使用して、情報の方向を定義します。 「クロスファンクショナル」フローチャート スタイルは、プロセス ステップだけでなく、人々の間の役割と情報の流れを特定するのに最適です。ドキュメントのテキスト部分で、各ステップを詳細に説明してください。

ヒント

ステップと、各ステップから別のステップに渡されるデータ要素の両方について、可能な限りすべての詳細をキャプチャします。分析を行うときは、できるだけ多くの参加者をプロセスに含めてください。 Visio などのフローチャート ツールを使用して、プロセスの手順を説明します。

警告

As-Is プロセス フローの図と文書化に行き詰まりすぎないようにしてください。あなたは完全ではなく完全を求めています。これらは改善または置き換えを検討している手順であることを忘れないでください。