特定の質問をし、あなたの地域に関係するため答える方法がない個人にどのように答えますか? 上司に声を上げてください。
>1.お問い合わせを承認します :
質問を認識し、理解を示すことから応答を始めてください。 「ご質問にご連絡いただきありがとうございます。あなたの懸念は理解しています。適切なリソースを見つけるお手伝いをしたいと思います。」などの言葉を伝えます。
>2.地理的制限を明確にする:
あなたの責任と専門知識が特定の地理的領域に限定されていることを優しく説明してください。指定された領域以外の質問には十分に答えられない可能性があることを伝えてください。
>3.関連情報を提供してください:
あなたの地理的範囲内で利用可能な関連情報やリソースがある場合は、それらを個人と共有してください。これは、できる限りあらゆる方法で支援するというあなたの意欲を示しています。
>4.代替連絡先を提案します:
特定の質問に対処するのに適した代替の連絡先や部門について個人にアドバイスします。関連する連絡先の詳細を提供するか、特定の Web サイトやリソースを推奨します。
>5.必要に応じてエスカレーションします:
個人の質問が時間に左右されない、または重要であり、他に連絡先がない場合は、問題を上司にエスカレーションすることを検討してください。状況を説明し、さらなるサポートが必要な個人の連絡先情報を提供してください。
>6.フォローアップ:
追加の情報やリソースを入手してフォローアップすると約束した場合は、すぐにそうするようにしてください。これは、彼らの懸念に対処するというあなたの取り組みを示しています。
>7.丁寧な言葉遣いを使用する:
会話全体を通じて、礼儀正しく丁寧な言葉を使用してください。前向きでプロフェッショナルな態度を維持したいので、否定的または無関心に見えることは避けてください。
>8.協力を強調する:
彼らが適切なリソースを見つけられるよう最善を尽くしていること、情報を求める彼らの努力を評価していることを強調します。
>9.インタラクションを文書化します:
個人の質問、明確にした制限、提供された代替連絡先など、やり取りの記録を保管してください。この文書は、今後この問題に関連する問い合わせがあった場合に役立ちます。
>10．監督者に指導を求める:
同様の状況に頻繁に遭遇する場合は、上司に相談することを検討してください。このようなリクエストを効果的に処理し、組織内のコミュニケーションを確実に効率化する方法について、さらなるガイダンスを提供できます。
これらの手順に従うことで、専門的かつ有益な方法で専門的かつ有益な方法で専門分野外の特定の質問に対処できるため、地理的領域内での責任に集中しながら、個人が適切な支援を受けることができます。