電話に出るときはどうすればいいですか？

1. 迅速かつ丁寧に対応します。 呼び出し音が 3 回以内に電話に出て、「[会社名] にお電話いただきありがとうございます。[あなたの名前] です。何かお手伝いできますか?」など、フレンドリーでプロフェッショナルな挨拶で発信者に挨拶します。

2. 自分自身と会社を明らかにします。 電話をかけてきた人に挨拶した後、自分の名前と会社名を明確に伝えます。

3. 注意深く聞きます。 あなたが応答する前に、発信者が自分の要求や懸念事項を十分に説明できるようにしてください。

4. 親切でプロフェッショナルであること 電話をかけてきた人の質問に答えるか、必要な情報を提供するために最善を尽くしてください。電話をかけてきた人を助けることができない場合は、正直かつ率直に、助けてくれる人につなぐように申し出てください。

5. 発信者に電話に対して感謝の意を表します たとえ問題を完全に解決できなかったとしても、時間を割いて電話してくれた発信者に必ず感謝の意を表してください。

6. 丁寧に通話を終了します。 「お電話ありがとうございます。良い一日を」など、フレンドリーでプロフェッショナルな別れの言葉で会話を締めくくります。

電話応対に関するその他のヒント:

* 電話で話しているときは笑顔でください。あなたの声がよりフレンドリーで親しみやすいものになります。

* 適度なペースではっきりと話してください。言葉を急かさないでください。しかし、言葉を引きずらないでください。

* 積極的なリスニングスキルを使用します。発信者の発言に注意を払い、適切に対応してください。

* 忍耐強く理解してください。電話をかけてきた人が動揺したり怒ったりした場合は、落ち着いて理解するよう努めてください。

* 積極的に行動しましょう。発信者が長時間保留されている場合は、定期的に連絡して、すぐに誰かが対応することを知らせてください。

*必要に応じてフォローアップします。発信者にフォローアップすると約束した場合は、必ず約束してください。