電話にはどうやって応答しますか?

1. 挨拶を準備する :

- 「おはようございます/午後、[あなたの会社/組織] の [あなたの名前] です」のような、温かくプロフェッショナルな挨拶を用意してください。

2.はっきりと話す :

- 言葉をはっきりと発音し、一定のペースで話してください。

3. 礼儀正しく礼儀正しくする :

- 会話中は敬意を持った言葉を使用し、フレンドリーな口調を維持してください。

4. 自分自身を明らかにする :

- あなたの名前とあなたが代表する会社または組織を明確に述べてください。

5. どのようにサポートできるかを尋ねる :

- 何らかの方法で発信者をサポートできるかどうか、または発信者が特定の誰かと話したいかどうかを尋ねます。

6. 通話の転送 :

- 発信者を転送する必要がある場合は、通話を転送する前に転送の理由を簡単に説明し、相手が納得していることを確認してください。

7. 通話の録音 :

- 通話が品質管理のために録音されているかどうかを発信者に通知します。

8. メッセージを受信する :

- 発信者が話したい相手が不在の場合は、メッセージを受けることを申し出ます。相手の名前、連絡先の詳細、メッセージの内容を正確に書き留めてください。

9. 親切かつ辛抱強く行動する :

- 発信者の話を積極的に聞き、可能な限り支援するように努めてください。彼らが動揺したりイライラしたりしても、辛抱強く理解してください。

10. 会話を適切に終了する :

- 会話が終わったら、発信者にあなたの会社または組織に連絡してくれたことに感謝し、丁寧にお別れを告げます。

11. フォローアップ :

- 必要に応じて、通話中に行った約束や約束をすぐにフォローアップします。

専門的に電話に応対することで、会社や組織にポジティブな第一印象が生まれ、発信者とのやり取り全体の雰囲気が決まることを忘れないでください。