緊急電話ツリー テンプレートの作成方法

緊急用電話ツリーは便利な組織ツールであり、グループの人々にすばやく効果的にメッセージを届けることができます。ツリーは、緊急事態または緊急のメッセージを広める必要がある場合に、通話の責任をグループ間で分割します。たとえば、ツリーの最初の人は 3 人に電話をかけることができます。これらの人々はそれぞれ別の3人に電話をかけます。これは、グループ全体がメッセージを受け取るまで続きます。 Word 2013 の SmartArt 機能を使用して、緊急用電話ツリー テンプレートを作成できます。

ステップ 1

Word 2013 で新しい文書を開きます。ページの上部にある [挿入] タブをクリックし、[図] グループの [SmartArt] をクリックします。

ステップ 2

[SmartArt グラフィックの選択] ウィンドウが開いたら、[階層] をクリックします。オプションに目を通し、レイアウト スタイルを選択します。完了したら [OK] をクリックします。必要なすべてのボックスが正しい順序でツリーに含まれていることを確認します。そうでない場合は、ボックスを追加、削除、または再編成する必要があります。

ステップ 3

追加のボックスを追加します。ボックスをクリックして、その隣に別のボックスを追加します。 [デザイン] タブをクリックし、メニュー バーの [グラフィックの作成] グループの [図形の追加] の横にあるドロップダウン メニューを開きます。 [後に図形を追加] または [前に図形を追加] を選択して、選択したボックスと同じレベルに新しいボックスを追加します。 [上に図形を追加] または [下に図形を追加] を使用して、ボックスを 1 レベル上または下に挿入します。間違えてボックスの位置を変更したい場合は、[昇格]、[降格]、[上に移動]、または [下に移動] をクリックします。いつでもボックスを削除したい場合は、その枠線をクリックして「削除」キーを押してください。

ステップ 4

[ファイル]、[名前を付けて保存] の順にクリックして、ドキュメントをテンプレートとして保存します。コンピュータ上のファイルを保存する場所を選択し、名前を入力してから、[ファイルの種類] 行の矢印をクリックします。 [Word テンプレート] を選択してから [保存] を選択します。

ステップ 5

新しい電話ツリーを作成する準備ができたら、テンプレートを開きます。テンプレートが上書きされないように、「名前を付けて保存」プロセスに従って、新しい Word 文書として保存します。ボックスをクリックして、連絡先の詳細を入力します。ツリーが完成するまで、このプロセスを繰り返します。

ヒント

独自の緊急電話ツリーを作成したくない場合は、無料の Microsoft テンプレートをダウンロードできます。組織図を検索してみてください。これらのテンプレートには、適応しやすい階層的なボックス レイアウトが含まれていることがよくあります。

また、Excel や PowerPoint などの他の Microsoft プログラムで SmartArt を使用してツリーを作成することもできます。