電子メール メッセージをどのように整理していますか?

自分に合ったシステムを作成します。 電子メール メッセージを整理するにはさまざまな方法があり、最適なシステムは個々のニーズによって異なります。一般的な方法には次のようなものがあります。

フォルダ: 仕事、個人、ソーシャルメディアなど、メールの種類ごとに異なるフォルダーを作成します。

ラベル: ラベルを使用して、「重要」、「やる​​べきこと」、「後で読む」などのメールを分類します。

フィルタ: フィルターを設定して、受信メールを自動的に別のフォルダーに分類したり、ラベルを適用したりできます。

検索: 検索機能を使用すると、送信者、件名、キーワードでメールをすばやく見つけることができます。

スター付きメッセージ: 重要なメッセージにスターを付けて見つけやすくします。

スヌーズ: すぐには処理したくないメッセージをスヌーズします。

古いメッセージを定期的に削除します。 メールはすぐに溜まってしまうので、古いメッセージを定期的に削除する習慣をつけましょう。こうすることで、受信トレイをすっきりと整理した状態に保つことができます。

迷惑メールの配信を停止します。 不要なメールを受信して​​いる場合は、送信者リストの購読を解除してください。これにより、受信するメールの量を減らすことができます。

メールをバックアップします。 コンピュータに何かが起こった場合に備えて、メールを定期的にバックアップすることをお勧めします。電子メールをバックアップするにはさまざまな方法があります。 Gmail や Outlook.com などのクラウドベースのサービスを使用できます。電子メールをコンピュータにダウンロードすることも、サードパーティのバックアップ ソフトウェアを使用することもできます。