適切なメールの書き方

「TO」ボックスに電子メール アドレスを入力し、「RE」を追加し、電子メールの本文に簡単なメモを書き留めるだけでは、電子メールを作成することはできません。他の書面によるコミュニケーションと同様に、電子メール、特にビジネス電子メールを送信する際に留意すべき適切な形式があります。

ステップ 1

まず、電子メールの送信先の正しい電子メール アドレスを持っていることを確認します。そうしないと、配達不能として戻ってきます。 「TO」ボックスにメールアドレスを入力してください。

ステップ 2

メールのトピックを決定します。トピックは、「RE」ボックスに何を入れるかです。受信者はあなたのことを知らない可能性があるため、具体的に説明してください。メールの内容を判断できない場合は、削除ボタンを押すか、さらに悪いことに、スパムとしてフラグを立てる可能性があります。メールは短く簡潔にします。タイトルの最初の単語は大文字にする必要があります。他のすべての単語 (固有名詞を除く) は小文字にする必要があります。

ステップ 3

受信者へのメッセージの入力を開始します。適切な文法規則を使用してください。疑問がある場合は、www.drgrammar.org が質問にお答えします。友人や家族へのメールのように、よりカジュアルなメールであっても、時間をかけて入力ミスを防ぎ、適切な形式を使用し、スペルチェックを使用してください。スペル チェックを使用するには、[スペル チェック] または [スペル チェック] とマークされたアイコンをクリックします。電子メールの本文のエラーがチェックされ、修正が提案されます。メッセージの本文を書き終えたら、声に出して読んで、適切な英語を使用し、テキストを省略していないことを確認してください。

ステップ 4

「心から」や「敬意を表して」などの語尾でメールを締めくくります。その下に、あなたの名前を追加します。ビジネスメールの場合は、名前の下に必ずメールアドレスと電話番号を入力し、会社や役職などのその他の関連情報も入力してください。メールに問題がなければ、[送信] をクリックしてください。

ヒント

Yahoo Mail では、送信するすべての電子メールを追跡する電子署名を使用して電子メールを設定できることをご存知ですか?メール サーバーから、[オプション]、[署名] の順に選択します。名前を入力し、必要に応じてメール アドレス、電話番号、さらにはウェブサイトの URL を追加します。