電子メール アクセス レポートを自動化する方法

Microsoft Access は、強力で使いやすいデータベース プログラムです。個人のご家庭から企業まで幅広くご利用いただけます。データベースの一部のコンポーネントには、テーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、およびモジュールが含まれます。レポートは、データベース内の情報を読みやすく表示します。マクロを使用すると、ルーチン タスクを自動化できます。レポートは電子メールで共有し、自動的に送信できます。

ステップ 1

[スタート]> [プログラム]> [Microsoft Office]> [Microsoft Access] に移動するか、Access を最近開いた場合は、[スタート]> [Microsoft Access] に移動します。

ステップ 2

使用するデータベースを選択します。この場合、課題データベースがダウンロードされます。

ステップ 3

[作成] タブをクリックします。

ステップ 4

[マクロ] をクリックします。

ステップ 5

[アクション] ドロップダウン ボックスで [オブジェクトの送信] を選択します。

ステップ 6

アクション引数の各ステップを完了します。オブジェクト タイプで「レポート」を選択し、オブジェクト名で「未解決の問題」を選択し (これは電子メールで送信されるレポートの名前です)、出力形式で「PDF 形式 (*.pdf)」を選択します。レポート受信者の電子メール アドレス、電子メールの件名、および電子メールの本文のテキスト (メッセージ テキスト) を入力します。電子メール メッセージを送信する前に編集する必要がある場合は、[はい] を選択します。それ以外の場合は「いいえ」を選択してください。 HTML ファイルの場合は、テンプレートのパスを指定してください。

ステップ 7

ディスク アイコンをクリックして、マクロを保存します。

ステップ 8

マクロに名前を付けて、[OK] をクリックします。

ステップ 9

感嘆符をクリックして、マクロを実行します。プログラムは、マクロをもう一度保存するよう要求します。

ステップ 10

「許可」をクリックして、プログラムが電子メールを送信することを許可します。レポートは Outlook 経由で送信されます。

ステップ 11

二重矢印をクリックして、ナビゲーション ウィンドウを開きます。

ステップ 12

保存したマクロをダブルクリックして、レポートを自動的に電子メールで送信します。

ステップ 13

メールを開いて、送信されたことを確認します。

ヒント

このプロセスは Access 2003 でも機能します。画面は異なって見えますが、コンセプトは同じです。

電子メールで送信できるオブジェクトはレポートだけではありません。テーブル、クエリ、フォームも電子メールで送信できます。 Outlook の送信トレイに移動してメッセージを送信するか、Outlook が開いている場合は [すべて送信] をクリックします。

警告

レポートが自動的に送信されるように、レポートを自分宛てにメールで送信してください。