メール変更の通知を送信する方法

既存のアカウントに関連付けられている電子メール アドレスを変更する場合でも、新しい電子メール アカウントを作成する場合でも、個人またはビジネスの連絡先に通知するのは複雑なプロセスではありません。メール サービスで基本的な更新メッセージを送信し、少なくとも 1 つの他の通知方法でフォローアップしてください。

メッセージを書く

通知を送信する前に、アドレス帳のユーザーが変更後に連絡を取り合うために必要なすべての情報が含まれていることを確認してください。通知には、新しい住所と、古い住所の使用を完全に停止する予定の日付が含まれている必要があります。たとえば、「メール アドレスを [アドレス] に変更することにしました。[日付] に既存のアドレスの使用を停止します。アドレス帳を更新してください。よろしくお願いします!」

メッセージを送信

個人の連絡先とビジネスの連絡先の両方に影響する変更を行う場合は、通知を各グループに個別に送信して、仕事の連絡先を家族や友人と共有したり、その逆を行ったりしないようにします。同じグループ内のユーザーに連絡する場合、BCC フィールドを使用して [宛先] フィールドの受信者から非表示にすることで、自分の電子メール アドレスを共有したくない人のプライバシーを保護します。さらに、多くの電子メール サービスは、1 つの電子メールを多数の受信者に送信するアカウントに潜在的なスパマーとして自動的にフラグを立てます。サービスで大量のメール送信が許可されていない限り、一度に 20 人未満の受信者にメッセージを送信してください。

通知を自動化する

ほとんどのメール サービスは、「不在通知」または「不在通知」ツールを提供しています。このツールは、メッセージを積極的にチェックしていない日にメールを送信した人に、カスタムの「不在」メッセージを自動的に送信します。新しいメール アドレスが別のアカウントに関連付けられている場合は、このツールを使用して、連絡を忘れた人に変更について通知することもできます。新しいアドレスに切り替えたら、古いアカウントの設定でツールを見つけ、カスタム自動メッセージ フィールドに書いたアドレス通知メッセージを貼り付け、機能をオンにして、約 1 か月そのままにしておきます。

代替通知を送信

たとえば、誤ってアドレスを間違って入力したり、古いアドレスを使用したり、メッセージがスパム フォルダーに入ったりすると、アドレス帳の誰かが重要なメッセージを見逃す可能性があります。オンラインのソーシャル ネットワークや関心グループのページにステータスの更新としてメッセージを投稿するか、該当する場合は、チャット サービスを介して連絡先に送信します。さらに、会社のメール アドレスを変更する場合は、クライアント、顧客、ベンダーに新しい連絡先情報をハガキで伝えることを検討してください。