電話での市職員の対応はどうでしたか？
- 電話には迅速かつ丁寧に応答します :市職員は通常、専門的な態度で電話に応答し、発信者に挨拶し、自分自身とその部署を名乗れるように訓練を受けています。
- 発信者の懸念を聞き、メモを取ります :市職員は通常、電話をかけてきた人の懸念に耳を傾け、重要な詳細をメモする準備ができています。この情報は、発信者の問題に対処したり、情報を提供したり、適切な担当者や部門に紹介したりするために使用される場合があります。
- 情報やサポートを提供する :電話をかけてきた人に質問や苦情がある場合、市職員が問題を解決するための情報や支援を提供することがあります。これには、市のサービスに関する質問に答えたり、関連機関やリソースを紹介したり、苦情の調査を開始したりすることが含まれる場合があります。
- 予約またはフォローアップをスケジュールする :場合によっては、市職員が発信者との面談の予定を立て、問題についてさらに詳しく話し合ったり、発信者の要求をフォローアップしたりすることがあります。
- 通話を適切な部門または個人に転送します :電話をかけてきた人の問題が市職員の責任の範囲外である場合、市職員は電話をかけてきた人を最もよく支援できる適切な部門または個人に電話を転送することがあります。
- 通話を記録する :市職員は、記録保持の目的または将来の参照のために通話の詳細を文書化する場合があります。
- フィードバックを提供するか、問題を報告する :電話が市のサービスに関する懸念または問題に関連している場合、市職員は問題に対処するための措置を講じ、問題を関連部門または機関に報告することがあります。
- 入力またはフィードバックについて発信者に感謝します :市職員は通常、通話の性質に関係なく、発信者に対して意見やフィードバックに対して感謝するよう訓練されています。
- フォローアップ :必要に応じて、市職員が発信者をフォローアップして、問題が解決されたことを確認したり、追加の情報や支援を提供したりすることがあります。
電話でのやり取りは市全体の顧客サービス基準を反映していることが多いため、市職員は専門的かつ丁寧かつ即応性のある方法で電話に対応することが求められます。