受付係は電話にどのように応答しますか?

1.急いでください:

- 顧客に良い印象を与えるために、呼び出し音は 3 ～ 4 回以内に応答することを目指します。

2.フレンドリーな挨拶を使用する:

- 「おはようございます、[会社名] 様、[あなたの名前] です。何かお手伝いさせてください。」のような、温かく歓迎的な挨拶から始めます。

3.明確な発音:

- 発信者があなたの応答を簡単に理解できるように、適度なペースではっきりと話してください。

4.笑顔:

- 発信者にはあなたの姿が見えませんが、笑顔で話すことはあなたの声の調子に良い影響を与えます。

5.発信者のニーズを特定する:

- 注意深く聞いて、発信者の電話の理由を理解し、必要な詳細を収集します。

6.電話をかける:

- 通話を適切な担当者または部門に直ちに転送するか、可能な場合は発信者に連絡先情報を提供します。

7.正確なメッセージを受け取る:

- 受信者が不在の場合は、発信者の名前、連絡先番号、簡潔なメッセージ、折り返しの適切な時間を含む、重要なメッセージの詳細を書き留めてください。

8.専門用語を使用する:

- 困難な状況であっても、常に丁寧で敬意を持った言葉を使用してください。

9.忍耐と共感を示す:

- 会社の評判を維持するために、忍耐、理解、共感を持って難しい電話をかけてきた相手に対応します。

10.フォローアップ:

- フォローアップを求められた場合は、タスクが期限内に完了するようにしてください。

11.機密保持:

- 発信者の情報は機密として厳重に取り扱い、必要な情報のみを共有します。

12.中断を避ける:

- 通話に応答または転送する前に、発信者が話し終えられるようにします。

13.明確な転送方法を使用する:

- 電話を転送するときは、発信者の名前を明確に言い、転送の理由を受信者に簡単に説明してください。

14.サポートを提供する:

- 電話をかけてきた相手が求めている情報を提供できない場合は、情報を提供できる人を見つけるか、つないでくれると申し出てください。

15.アクティブ リスニングを実践する:

- 明確な質問をして、発信者のニーズと要求を完全に理解していることを確認します。

16.連絡先情報を入力してください:

- 再度連絡する必要がある場合は、電話番号や勤務時間などの会社の連絡先情報を明確に提供してください。

17.感謝の意を表します:

- 電話をかけてきた相手に感謝の意を表し、貴社と連絡を取っていただいたことに感謝の意を表します。

18.会話を適切に終了します:

- 「[会社名] にお電話いただきありがとうございます。楽しい一日を！」のような丁寧な結び方を使用します。

19.継続的なトレーニング:

- 一流の顧客サービスを維持するために、トレーニングとフィードバックを通じてコミュニケーション スキルを定期的に更新します。

20.プロフェッショナルであり続ける:

- 通話中は個人的な会話や噂話を控えてください。