自動メニュー電話システムはどのように機能しますか?
1. 発信者が通話を開始します: 発信者は、IVR システムに関連付けられた特定の電話番号にダイヤルします。
2. ウェルカムメッセージ: 発信者には、会社またはサービスと通話の目的に関する情報を提供するウェルカム メッセージが聞こえます。
3. メニュー オプション: 発信者には一連のメニュー オプションが表示され、通常は番号が付けられているか、さまざまな選択肢がラベル付けされています。これらのオプションには、顧客サービス担当者との会話、口座残高の確認、支払いの実行、特定の部門への移動などが含まれる場合があります。
4. 発信者の入力: 発信者は、対応する番号を押すか、システムが音声認識をサポートしている場合はオプションを口頭で言うことによって応答します。
5. 通話のルーティング: 発信者の入力に基づいて、システムは通話を適切な宛先にルーティングします。これには、発信者を実際の顧客サービス担当者に接続したり、特定の部門に転送したり、追加のセルフサービス オプションを提供したりすることが考えられます。
6. 追加のプロンプト: 発信者がさらに支援を必要とする場合、またはメニュー オプションをさらに深くナビゲートする必要がある場合、システムは追加のプロンプトとオプションを提供して、発信者をガイドします。
7. エラー処理: 発信者が無効な入力を入力した場合、または問題が発生した場合、システムは通常、エラー メッセージと、再試行するか実際の担当者と話すための指示を提供します。
8. 情報収集: IVR システムは、アカウント番号、個人情報、好みなどの情報を発信者から収集する場合があり、これらの情報を使用してエクスペリエンスをパーソナライズしたり、適切なリソースに誘導したりすることができます。
9. 終了または転送のオプション: IVR システムは通常、発信者の問題が自動化システムを通じて解決できない場合に、発信者が電話を切るか、人間のエージェントに通話を転送するための終了オプションを提供します。
自動メニュー電話システムは、顧客とのやり取りを合理化し、24 時間 365 日サービスへのアクセスを提供し、日常業務や問い合わせを処理することで常駐の顧客サービス エージェントの負担を軽減するように設計されています。