地理的ファイリングの長所と短所は?

テキサス州立図書館によると、整理されていないファイル管理システムを維持することは災害のレシピです。緊急に必要なときに情報を入手するのは困難です。意思決定を目的として、このような混乱したシステム内で情報を整理および操作することもまったく不可能です。効率的なファイリング システムは、保有する情報から利益を得ることを期待する組織にとって必須です。地理的ファイリング システムは、地理的位置が情報の最も重要な要素である場合に適しています。

利便性

特定の場所に関連する地理的記録がまとめて保存されます。レビュー中の情報は 1 つの特定の地理的領域のみに関連するため、これにより迅速な意思決定が容易になります。地域は、ユニットまたはユニットのグループとして分類されます。地理的ファイリングにより、レコードをある場所から別の場所に移動するだけで、レコードを簡単に移動できます。

分析の利点

地理的ファイリングは、データ項目を簡単に比較できるようにすることで、分析プロセスを支援します。たとえば、建物の名前と場所に従ってファイルされた記録の分析は、特定の建物の保守記録を特定するのに役立つ場合があります。

複雑さの欠点

複数の識別子を使用して参照する必要があるため、地理データの保存と取得のプロセスには時間がかかります。たとえば、特定の建物を見つけるには、特定の州、都市、通り、そして最後に建物の名前への参照が必要になります。一部の国で維持されている記録は、その国の言語で書かれています。たとえば、イタリアのフィレンツェ市は、イタリアの記録では「Firenze」です。したがって、イタリア語以外のユーザーが情報を理解できるようにするために、他の言語への相互参照が必要になります。

インデックス要件のデメリット

記録を理解するには、その地理的領域に十分精通している必要があります。それらをすばやく見つけるには、アルファベット索引を利用する必要があります。レコードを保存および取得するプロセスには、次の 2 つのアクションが必要です。インデックスでファイルの場所を確認し、他の情報の中から検索します。