Outlook からメールを保存する最良の方法

電子メール アカウントに Microsoft Outlook を使用している間は、すべてのメッセージを追跡し、必要なときにいつでも参照できるようにする必要があります。このため、Outlook アカウントから電子メール メッセージを保存する最適な方法を理解することが重要です。

フォルダ

Microsoft によると、ベスト プラクティスは、自分で読んで処理する必要があるメッセージの受信トレイを保持し、特定の種類のメールに使用できる他のフォルダーを作成することです。 「1-Reference」フォルダを作成します。後で戻る必要があるメッセージや、まだ読む時間がないメッセージは手動でドロップします。その前に「1」を付けて、受信トレイのすぐ下に表示されるようにします。 「個人用」などの他のフォルダーを作成して、個人的なメールを別の場所に保管し、仕事用のメールとは分けて保管します。そうすれば、同僚が個人的なメッセージを肩越しに見ていることを心配する必要がなくなります。メーリング リストの電子メール用の一連のフォルダーを作成して、それらのメッセージがフォルダーに再ルーティングされるようにすることができます。そうすれば、読む必要のない大量のメッセージで受信トレイを埋め尽くす必要がなくなります。

アーカイブ

すべてのフォルダーを毎年自動アーカイブするように設定します。アーカイブ システムにより、何もしなくても重要な電子メールを保存できます。 Outlook では、すべてのメッセージを自動アーカイブするかどうかを尋ねるメッセージが表示される場合があります。 [はい] をクリックすると、アーカイブ プロセスが開始されます。メッセージは、受信トレイまたは他のフォルダーから、いつでもアクセスできる「アーカイブ」フォルダーに移動されます。すべてのフォルダーは「アーカイブ」フォルダーに模倣されます。たとえば、参照フォルダー、個人フォルダー、ビジネス フォルダーがある場合、[アーカイブ] の下に同じ 3 つのフォルダーが表示されます。

Outlook の "古いアイテムの整理" 機能は既定でオンになっていますが、アーカイブ システムをカスタマイズすることもできます。これを行うには、[ツール] メニューをクリックします。 「オプション」をクリックし、「その他」タブをクリックします。 [古いアイテムの整理] を選択します。 [n 日ごとに AutoArchive を実行する] を選択し、その回数を指定します (たとえば、14 日ごと)。変更するその他のオプションを選択します。すべてのフォルダーに変更を適用する場合は、[これらの設定をすべてのフォルダーに適用] を選択します。