検索可能な PDF データベースの設定方法
Portable Document Format (PDF) ファイルは、Word ドキュメント、スプレッドシート、複雑なデザイン ファイルなど、別のプログラムで作成されたドキュメントの書式を保持するためによく使用されます。 PDF は、Adobe Acrobat を使用して作成および管理されます。 PDF データベース ファイルを設定するには、最初に Microsoft Excel などのデータベースまたはスプレッドシート プログラムを使用して作成することをお勧めします。次に、ファイルを PDF に変換し、Adobe Acrobat の検索バーとインデックス機能を追加して、ユーザーがデータベースを簡単に検索できるようにします。
データベースを PDF に変換 (参照 1、2)
ステップ 1
コンピューターでスプレッドシート アプリケーションを開き、データベースに含めるすべてのデータを入力します。データベース プログラムを使用すると、PDF を最初から作成するよりもはるかに効率的にデータを入力できます。完了したらファイルを保存します。
ステップ 2
PDF を許可するプログラムを使用している場合は、ファイルを PDF として保存します。コンピュータに Adobe Acrobat がインストールされている限り、すべての Microsoft Office プログラムでこの機能が提供されます。たとえば、Excel で [Microsoft Office ボタン] をクリックし、[名前を付けて保存] をスクロールして [PDF または XPS] を選択します。ファイル名を入力し、[公開] をクリックします。他のプログラムでは、Adobe PDF プリンターを使用して PDF に印刷できる場合があります。 Adobe Acrobat で PDF ファイルを開きます。
ステップ 3
ステップ 2 が不可能な場合は、Adobe Acrobat でファイルを変換します。 Acrobat を開き、[ファイル]、[PDF を作成]、[ファイルから] の順にクリックします。 [開く] ダイアログ ボックスからスプレッドシート ファイルを選択し、[開く] をクリックします。ファイルが変換され、新しい PDF ドキュメントが開きます。 [ファイル、名前を付けて保存] をクリックしてファイルを保存します。
検索機能の追加 (参照 3、4)
ステップ 1
Adobe Acrobat の [検索] ツールバーにアクセスします。デフォルトでは開いていますが、[編集]、[検索] を選択すると、いつでも再び見つけることができます。ドキュメント内の任意の単語を検索するために使用します。
ステップ 2
「検索」ウィンドウを使用して、より複雑な検索を許可します。 「編集、検索」をクリックして表示するか、「検索」ツールバーの横にある矢印をクリックして、「Acrobat の全検索を開く」をクリックします。この機能は、Adobe Reader ユーザーも利用できます。
ステップ 3
ユーザーがデータベースを検索できるように、PDF のインデックスを作成します。インデックスを追加するには、[詳細設定]、[ドキュメント処理]、[埋め込みインデックスの管理] をクリックします。 「インデックスを埋め込む」をクリックします。指示に従い、「OK」をクリックします。インデックスは、受信者に配布するときに PDF に含まれます。