Access でテーブルをマージする方法

Microsoft Access 2013 データベースは、さまざまな便利な方法で変更できるテーブルで構成されています。たとえば、データベースに 2 つの同様のテーブルが含まれている場合、データを手動でコピーしてそれらをマージするために何年も費やす必要はありません。追加クエリと呼ばれる特別なコマンドは、あるテーブルからデータを選択し、それを別のテーブルにすばやくコピーすることにより、タスクを自動化します。ソース テーブルからコピーしてコピー先テーブルに追加するレコードを選択することもできます。

ステップ 1

別のテーブルにマージするテーブルを含む Access データベースを開きます。ソース テーブルと宛先テーブルのデータ型に互換性があることを確認してください。たとえば、ソース テーブルの最初のフィールドが数値フィールドの場合、宛先テーブルの最初のフィールドは数値フィールドである必要があります。 Microsoft が指摘しているように、「テキスト フィールドは、他のほとんどの種類のフィールドと互換性があります。」つまり、ソース テーブルのフィールドが数値フィールドで、宛先テーブルの対応するフィールドがテキスト フィールドであっても問題ありません。

ステップ 2

[作成] をクリックし、[クエリ デザイン] をクリックして、データベースのテーブルを一覧表示する [テーブルの表示] ウィンドウを表示します。コピーするレコードを含むテーブルをクリックします。 [追加] をクリックしてから [閉じる] をクリックします。 Excel はテーブルとそのフィールドをクエリ デザイナーに配置します。

ステップ 3

クエリ デザイナーの上部にあるアスタリスクをダブルクリックすると、テーブルのすべてのフィールドがクエリ デザイン グリッドに追加されます。

ステップ 4

[実行] をクリックしてクエリを実行し、テーブルのレコードを示すテーブルを表示します。 [表示]、[デザイン ビュー] の順にクリックし、[追加] をクリックして追加ウィンドウを開きます。

ステップ 5

宛先テーブルが現在のデータベースにある場合は、[現在のデータベース] をクリックし、[テーブル名] コンボ ボックスをクリックします。ソース テーブルのレコードを追加するテーブルを選択します。それ以外の場合は、[別のデータベース] をクリックして、宛先テーブルを含むデータベースの名前と場所を入力します。そのテーブルの名前を [テーブル名] コンボ ボックスに入力し、[OK] をクリックします。

ステップ 6

クエリ デザイン ウィンドウの上部を右クリックし、[データシート ビュー] を選択して、クエリが追加するレコードを示すプレビューを表示します。ウィンドウの上部をもう一度右クリックし、[デザイン ビュー] を選択します。

ステップ 7

[表示]、[データ シート] の順にクリックし、[実行] をクリックします。ソース テーブルの行を追加先テーブルに追加するかどうかを確認するダイアログ ウィンドウが表示されます。追加する場合は [はい] をクリックするか、[いいえ] をクリックします。操作をキャンセルします。[はい] をクリックすると、Excel はテーブルを結合します。

ヒント

追加クエリ操作が実行されない可能性があります。 [実行] をクリックしても何も起こらない場合は、Excel の下部にあるステータス バーを確認し、「このアクションまたはイベントは無効モードによってブロックされました」というメッセージを探します。そのメッセージが表示された場合は、メッセージ バーにある [コンテンツを有効にする] をクリックしてください。

データをマージする前にコピー先テーブルのバックアップ コピーを作成する場合は、[テーブル] パネルでテーブルの名前を右クリックし、[コピー] を選択します。次に、そのパネルの空のスペースを右クリックし、[貼り付け] を選択して、テーブルのコピーを貼り付けることができます。バックアップにより、データベースの変更中に問題が発生した場合に重要な情報が失われないことが保証されます。

この例は、ソース テーブルのすべてのレコードを宛先テーブルにマージする方法を示しています。宛先テーブルにコピーするレコードを選択するオプションもあります。 [テーブルの表示] ウィンドウからテーブルを選択した後、アスタリスクをクリックしてテーブルのすべてのフィールドを選択しないでください。代わりに、すべてのフィールドをダブルクリックしてクエリ グリッドに追加します。完了すると、各フィールドがグリッドの個別の列に表示されます。その後、任意のフィールドの横にある [基準] テキスト ボックスに選択基準を入力できます。たとえば、totalSales フィールドが 200 より大きいレコードのみをマージする場合は、totalSales フィールドの横にある Criteria テキスト ボックスに "type> 200" (引用符なし) と入力します。クエリに他の種類の条件を適用する方法については、Access のヘルプ ドキュメントを参照してください。