ファイル管理システムの利点

ビジネスがデジタル配信の時代に移行するにつれて、紙のファイリング システムからデジタル ファイル管理システムに切り替えるかどうかを決定する必要があります。完全にコンピュータ化されたファイリング システムに変更するのは気が引けるように思えるかもしれませんが、デジタル ファイリング システムを使用することの明らかな利点により、多くの人が移行に踏み切っています。

コスト削減

ドキュメントを保存するための賃貸物件のコストにより、デジタル ファイリングは実装されるとすぐに採算が取れ始めます。物理的な事務処理がないため、ドキュメントの処理とやり取りのコストが大幅に削減されます。これにより、紙として保管しなければならない文書を、より小さく安価な場所に保管することもできます。

ゴーイング・グリーン

ビジネスの二酸化炭素排出量を削減することは、今日の環境に配慮した消費者層にリーチする上で重要な要素になる可能性があります。企業イメージを大幅に改善し、税制上の優遇措置を与え、供給コストを削減することができます。デジタルファイリングシステムは、ビジネスの土台全体を前向きに変えることができ、「より環境に優しい」システムに切り替えることで、十分な広告の機会を得ることができます.

スムーズなワークフロー

ファイルに保管され、物理的に保管されているドキュメントのハード コピーを取得することは、人的ミス、セキュリティ上の問題、および物理的な損失につながる長いプロセスになる可能性があります。これは、デジタル システムには当てはまりません。すぐに、ドキュメントを必要とする個人のデスクでドキュメントにアクセスできます。これにより、作業期間が短縮され、プロジェクトの進行が速くなり、プロジェクトの開発により多くの時間を費やすことができます。

より高いセキュリティ

従来の紙のファイリング システムは、アクセスできる人なら誰でも開いて見ることができますが、デジタル ファイリング システムは、ドキュメントの機密を保持できるさまざまなレベルの保護を提供できます。ファイル管理システムは、パスワード、さまざまなユーザー用に指定されたフォルダー、データ暗号化、および誰がどのファイルにいつアクセスしたかを記録できる監査証跡を使用して、ドキュメントをより安全に保つことができます。

信頼できるアーカイブ

紙の文書やファイルは、過剰な取り扱い、火災、洪水、その他の自然災害によって破壊される可能性があります。データは世界中のサーバーに保存できるため、ビジネス文書を安全にアーカイブでき、潜在的な物的損害を心配する必要がありません。取り外し可能なハード ドライブ、USB スティック、CD などを使用して、アーカイブ データをポータブルにすることもできます。