Excel スプレッドシートを作成するための段階的な手順
データを扱う場合、スプレッドシートはすべてを理解しやすい形式で整理する便利な方法です。スプレッドシートは、予算の設定、プロジェクトの進捗状況の追跡、および計画に最適です。テクノロジー以前の時代には、企業はこれらを追跡するために紙ベースの台帳を使用していましたが、現在では Microsoft Excel が最適なツールになっています。幸いなことに、Excel スプレッドシートの作成と更新は比較的簡単です。
スプレッドシートの作成方法
スプレッドシートは、紙でもコンピューター画面でも同じ設定です。 行あります 上部から始まり、データの期間中続きます。 列もあります 、スプレッドシートの左側から始まり、必要なだけ右側に続きます。行が対応する列と交わる点はセルと呼ばれます .
Microsoft Excel では、各行に 番号 が割り当てられます 、各列には文字があります .したがって、最初のセルは A1 です。各列にヘッダーを付けると、最初の行がその目的のために予約され、各列のタイトルを入力する必要があります。たとえば、予算を監視している場合、最初の列は製品で、列 B は費やした金額、列 C は支払った税金、列 D の合計金額が続きます。
Excel スプレッドシートの作成
Microsoft Office をお持ちの場合は、Excel がパッケージに含まれています。アプリケーションのリストに移動し、リストから Microsoft Excel を選択します。 ファイルを選択 そして新 デフォルトのタイトルが Book1 の新しいスプレッドシートを開く .画面の下部には、Sheet1 というタブがあります .
Microsoft Word と同様に、画面の上部にリボンがあり、ドキュメントをカスタマイズしてセルの書式を設定できます。 ホームの下 では、テキストを太字にしたり、フォントの種類やサイズを変更したりできます。各セル内のテキストの配置を、左揃え、右揃え、または中央揃えに変更することもできます。
ワークブックとワークシート
最初に混乱する可能性があるのは、用語です。 Excel で開く新しいドキュメントは、ブックと呼ばれます。各ワークブック内でワークシートを作成すると、画面の下部にタブとして表示されます。デフォルトでは、新しいワークシートの名前は Sheet1 ですが、これを右クリックして [名前の変更] を選択できます 好きな名前を付けてください。
新しいワークシートを作成するには、+ 記号をクリックします 画面下部のワークシート タブの横にあるタブを右クリックして [シートの挿入] を選択すると、作成済みの 2 つのワークシートの間にワークシートを挿入できます。 .シートを移動するには、目的のタブをクリックして、現在配置されている場所の右または左にドラッグします。
合計機能の使用
Excel スプレッドシートの最も便利な機能の 1 つは、AutoSum です。 特徴。この数式がどのように機能するかを確認するには、列に一連の数値を入力し、最後の数値の下にある空白のセルをクリックします。リボンで [数式] をクリックします とオート SUM .最後のボックスに AutoSum ポップアップの数式が表示されます。例:=SUM(A1:A4) . Enter をクリックしたとき 、数式はその上の行を合計し、数式を保持するボックスに合計を入力します.
独自の数式を記述することもできます。この機能に慣れてきたら、アプリケーション内でできることを拡張できます。 AutoSum 式 =SUM(A1:A4) 、たとえば、式は Excel に行 A1 から A4 の項目を合計するように指示しています。
データを整理するためのピボット テーブル
より大量のデータを扱うようになると、すべてをより効率的に管理する必要性が増します。 ピボット テーブル 情報を簡単に整理する方法として Excel に組み込まれています。情報の行と行を手動で並べ替える代わりに、必要なデータにすばやくアクセスできるように設定できます。
ピボット テーブルを使用すると、Excel シートを再編成したり、シート内のデータを変更したりしません。代わりに、別の方法でデータを回転させます。そのため、「ピボット」という名前が付けられ、別の方向からデータを見ることができます。情報を手動で入力するか、Excel に作業を任せることができます。
ピボット テーブルの作成
Excel シートのピボット テーブルを作成する場合、最も簡単な方法は、Microsoft にピボット テーブルを推奨させることです。 挿入の下 で、[テーブル] の横にあるドロップダウン矢印をクリックします [推奨ピボットテーブル] を選択します .その時点で、Microsoft はデータを整理するためのいくつかのオプションを提示します。
冒険好きなら、入力したデータに基づいて独自のピボット テーブルを作成できます。 挿入の下 、[テーブル] の横にあるドロップダウン矢印に移動します ピボットテーブルを選択 .ピボット テーブルを既存のワークシートに挿入するか、情報を含む新しいワークシートを開始するかを選択できます。 [Enter] を選択した後 、レポートの作成を開始できます。
Excel でダッシュボードを作成する
もう 1 つの便利な Excel 機能は、ダッシュボードです。 、データを 1 か所で追跡できます。企業がデータ駆動型の意思決定に向かう傾向にあるため、この種のアクセスしやすい情報は不可欠になっています。ダッシュボードの作成を確実に成功させる最善の方法は、最初にそれによって何を得たいかを計画することです。収集する必要があるメトリクスは、構築を開始するかなり前に一覧表示する必要があります。
開始する準備ができたら、データを Excel にインポートします (まだインポートされていない場合)。次に、新しいワークブックを開き、下部にタブを追加して 1 つまたは 2 つの追加のワークシートを設定します。追加シートは、追加データを非表示にする場所です。次に、[挿入] を選択してガント チャートを追加します。 、グラフ そして2番目のオプション。データを挿入するには、グラフを右クリックして [データの選択] を選択します .
Excel でスケジュールを作成する
Excel の多くのビジネス用途の 1 つに、スケジュールの作成があります。週単位のスケジュールに従うパートタイムの従業員がいるビジネスを運営している場合、Excel は便利です。簡単な Excel チュートリアルに従って、チームのスケジュールの作成を開始できます。
スケジュールを作成するには、Excel を開いて「Schedules」と入力します すべてのテンプレートを検索 右上隅のボックス。実行しようとしている内容に最適なテンプレートを選択してください。この場合、従業員のシフト スケジュールのいずれかである可能性があります。 または 毎週の従業員シフト スケジュール。ここで、架空の名前を自分の従業員名で上書きし、行を追加し、ヘッダーを削除して、リストされている時間を変更できます。
Excel でマクロを作成する
マクロは、毎日実行するより複雑なタスクに合わせて単純なコマンドを指定することで、時間のかかる手順を省略できる Microsoft の便利なツールです。マクロの作成と使用は驚くほど簡単で、特にコツをつかめば簡単です。まず、開発者を追加する必要があります Excel を選択してタブに移動> 設定> リボンとツールバー . デベロッパーを確認してください 右側のリストのボックスをクリックして、変更を保存します。
マクロを作成するには、[マクロの記録] を選択します デベロッパー タブ。マクロに名前を付け、アクションを指すショートカット キーを入力し、OK を押します。 .記録したいアクションをすぐに実行し、[記録停止] を押します。 デベロッパーで タブ。そのアクションを実行したいときはいつでも、マクロを記録したときに指定したキーワード シーケンスを押すだけです。
Excel 円グラフを作成する
数字の長いリストは退屈な場合があります。ビジュアル要素を追加することで、Excel スプレッドシートにスパイスを加えることができます。円グラフはパーセンテージを示すのに最適な方法です。円の各セクションは、伝えている情報のセグメントを表します。
円グラフを作成するには、まずスプレッドシートにデータを用意する必要があります。 100 人を調査した場合は、回答の 1 つの列にリストを作成し、そのすぐ隣の列に各回答を選択した人数を記入します。円グラフに含めたい情報を選択し、[挿入] を選択します。 メニューバーとパイ .次に、好みのスタイルを選択してください。
Excel の棒グラフを作成する
棒グラフは、何かが時間の経過とともにどのように変化したかを示したり、さまざまな項目を相互に比較したりする場合に適しています。たとえば、大規模なグループの人々が最も興味を持っているトピックについて調査した場合、棒グラフを使用して、各主題分野について男性と女性がどのように回答したかを示すことができます。
Excel シートに情報を入力したら、含めるデータを選択し、[挿入] を選択します。> チャート> バー メニューバーから。情報は自動的に棒グラフとして表示されます。画面上部のリボンで新しい棒グラフのレイアウトを変更できます。これには、グラフ要素の追加、レイアウトの迅速な調整、データの説明に使用される色の変更が含まれます。
Excel で宛名ラベルを作成する
多くの企業は、Excel スプレッドシートが大規模なメーリング リストを整理および管理するための便利なツールであることを認識しています。扱いにくいメーリング リストを持つ企業向けのより複雑なデータベース アプリがありますが、Excel は、顧客データベースを構築および拡大している企業にとっては問題なく機能します。また、オンラインで収集した名前の小さなリストやプロモーションへの返信から宛名ラベルをすばやく簡単に作成することもできます.
宛名ラベルを作成する前に、簡単にアドレスを作成できる方法でメーリング リストを作成する必要があります。ただし、ラベルを印刷したい場合は、Microsoft Word にアクセスして、[差し込み印刷を開始] から希望する郵送の種類を選択する必要があります。 郵便物の下のドロップダウン . Excel で設定したリストを使用する場合は、[受信者の選択] の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。 [既存のリストを使用] を選択します .次に、Excel ドキュメントを接続します。
スプレッドシートの印刷方法
作成したドキュメントを印刷する方法を確認せずに、Excel のチュートリアルを完了することはできません。 Excel での印刷は少し難しい場合があります。グリッド線が必要な場合や、印刷するドキュメントの領域を制御する必要がある場合は、いくつかの追加手順が必要になります。 1 つのワークブックに複数のワークシートを含めることができるため、必要なシートのみを印刷していることを確認する必要もあります。
印刷する前に、印刷するワークシートを選択します。複数のシートを印刷する場合は、Shift キーを押したままにします キーを押しながらタブをクリックします。 ファイルを選択> 印刷> 詳細を表示 .ここでは、アクティブなシートを印刷するかブック全体を印刷するかを選択したり、向きを選択したりできます。ただし、枠線やヘッダーを印刷する場合は、[ファイル] を選択する前に指定する必要があります> 印刷 シート オプションを選択して ページ レイアウトの下