電話のマナーとは？
1.準備をしてください:
※お電話いただく前に、必要な情報や資料をご用意ください。
* 会話の初めに自分の名前と所属を述べ、明確かつ専門的に自己紹介をしてください。
2.電話をかける適切な時間を選択してください:
* 不適切な時間帯、または受信者が話し中または応答できない可能性がある時間帯には電話をかけないでください。
※国際電話をかける場合はタイムゾーンに注意してください。
3.礼儀正しく丁寧な言葉遣いを使用してください:
* 相手のことをよく知っている場合でも、フォーマルで丁寧な言葉を使用してください。
* 相手が理解できない、または理解できない可能性のある俗語、専門用語、またはくだけた言葉の使用は避けてください。
4.明確、簡潔、要点を絞ったものにしてください:
* 不必要な詳細を避け、電話の目的を迅速かつ明確に伝えます。
* 会話に集中を保ち、とりとめのない話は避けてください。
5.積極的に耳を傾ける:
* 発信者に十分な注意を払い、中断することなく自分の意見を言えるようにします。
* 「はい」、「なるほど」、「そうですね」などの口頭での合図を使用して、会話に参加していることを示します。
6.発信者の時間を尊重してください:
* 会話の長さに注意し、妥当な制限内に収めるようにしてください。
* 通話が長くなる可能性がある場合は、続行の許可を求めるか、より適切な通話時間を提案してください。
7.着信通話を専門的に処理します:
※電話には迅速かつ丁寧に対応します。
* 電話にすぐに応答できない場合は、専門のボイスメール メッセージを使用してください。
8.声のトーンに注意してください:
* 会話中は、楽しく、フレンドリーで、プロフェッショナルな口調を維持してください。
* 感情を伝え、議論への関心を示すために口調を変えます。
9.共感と理解を示す:
* 発信者が懸念や苦情を表明している場合は、思いやりを持って理解してください。
* 彼らの意見を尊重しており、彼らを支援するつもりであることを示してください。
10.会話を適切に終了します。
* 要点を要約し、今後のアクションやフォローアップについて同意します。
* 時間を割いていただいた相手に感謝し、必要に応じて自分の名前を繰り返します。
*「お電話ありがとうございます」または「良い一日を」など、丁寧な締めの言葉を使用してください。
11.すぐに折り返し電話します:
* 折り返し電話することを約束する場合は、必ず妥当な期間内に電話をかけてください。
* すぐに電話をかけ直せない場合は、いつ連絡が来るかを発信者に伝えてください。
12.相手を保留にするときは、プロフェッショナルであることを心がけてください。
* 発信者を保留にする必要がある場合は、中断したことをお詫びし、どれくらい保留されることが予想されるかを伝えてください。
* 定期的にチェックして、保留時間が予想より長い場合は最新情報を提供します。
13.文化の違いに注意してください:
* 国際電話をかける場合は、電話通信に影響を与える可能性がある文化の違いに注意してください。
* 文化が異なると、挨拶、習慣、コミュニケーション スタイルが異なることに注意してください。
14.許可なくスピーカーフォンを使用しないようにしてください。
* 発信者をスピーカーフォンにする前に、必ず許可を得てください。
* スピーカーフォンがクリアであり、バックグラウンドノイズが最小限に抑えられていることを確認してください。
15.通話転送を専門的に処理します:
※他の担当者や部署に転送する必要がある場合は、発信者にその旨を伝え、許可を得てから行ってください。
* 発信者に必要な連絡先情報を提供し、スムーズな転送を確保します。
これらの電話エチケット ガイドラインに従うことで、発信者に永続的な印象を残す、ポジティブでプロフェッショナルな電話でのやり取りを実現できます。効果的な電話会話には、明確なコミュニケーション、敬意、礼儀が重要であることを忘れないでください。