複数の当事者間での電話会議はどのように設定されますか?
1.通話をスケジュールする :
- 電話会議の目的、日時を決定します。
- 通話に参加する必要がある参加者を特定します。
- 日付、時刻、通話への参加方法の詳細を含む招待状を送信します。
2. 会議プラットフォームの選択 :
- 予想される参加者数をサポートする電話会議サービスまたはプラットフォームを選択します。ニーズに合わせて必要な機能と統合が提供されていることを確認してください。
一般的な会議プラットフォームには、Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Skype for Business などがあります。
3. 機器を準備する :
- すべての参加者が必要なデバイスと安定したインターネット接続を持っていることを確認してください。これには、マイクとスピーカーを備えたコンピューター、または専用の会議電話が含まれる場合があります。
4. 接続をテストする :
- 通話の前に、各参加者に会議プラットフォームへの接続をテストしてもらいます。オーディオとビデオの機能をチェックして、すべてが正しく動作していることを確認します。
5. 通話を開始 :
- スケジュールされた時刻になると、通話の主催者または主催者が電話会議を開始します。
- 会議プラットフォームの指示に従って、会議に参加するかダイヤルインします。参加者は、会議コードまたは会議リンクとその詳細を入力して通話に参加する必要があります。
6. マイクをミュート :
- 参加する際は、積極的に話さない限り、参加者はマイクをミュートにする必要があります。これにより、通話中の周囲のノイズや中断を最小限に抑えることができます。
7. 参加者を紹介 :
- 電話会議に参加する各参加者 (特に誰もが知っているわけではない場合) に簡単な自己紹介を提供します。
8. 通話を管理 :
- ホストは通話を司会し、講演者を紹介し、ディスカッションの流れを管理します。
- 「挙手」や「全員ミュート」などの指定された機能を使用して、秩序ある参加を確保し、混乱を防ぎます。
9. 画面とドキュメントを共有する :
- 電話会議でプレゼンテーションやドキュメントの共有が必要な場合は、プラットフォームの機能を利用してスライドを提示したり、ドキュメントを共有したり、デジタル ホワイトボードに書き込んだりできます。
10. 通話を録音 :
- 必要に応じて、参加者の同意を得て、記録目的で通話を録音することができます。通話を開始する前に、プラットフォームの録音機能を確認してください。
11. 通話を終了 :
- ディスカッションと議題項目が完了すると、主催者は電話会議を終了します。
- プラットフォームは通常、通話を終了または終了するメソッドを提供し、参加者はそれに応じて切断できます。
電話会議の成功は、参加者間の効果的なコミュニケーションとコラボレーションに依存するため、通話を開始する前に基本ルールとプロトコルを確立することが重要であることを忘れないでください。