コンピュータでアドレス帳を作成する方法

コンピューターでアドレス帳を作成すると、すべての連絡先を 1 か所にまとめておくことができます。また、Microsoft Excel は、コンピューターでアドレス帳を作成するのに最適なソフトウェアです。 Excel は広く普及しており、ほとんどの人がアクセスでき、非常に使いやすいです。 Excel でアドレス帳を作成するには、いくつかの列を設定して書式設定し、情報を入力するだけです。アドレス帳を設定すると、メールのマージや参照リストとして簡単に使用できます。以下の手順は、Excel 2003 または Excel 2007 でアドレス帳を設定するのに役立ちます。

ステップ 1

コンピューターで Microsoft Excel を開きます。あらかじめ決められた行と列でスプレッドシートが開くことがわかります。これらの行と列を使用してアドレス帳を設定します。

ステップ 2

スプレッドシートの上部にタイトルを追加します。これにより、特定のアドレス帳に含まれる情報を思い出すことができます。たとえば、読書クラブのメンバー用と家族用など、さまざまな目的で異なるアドレス帳を設定する必要がある場合があります。明確なタイトルを付けると、すべてを整理するのに役立ちます。上部のツールバーのツールを使用して、タイトルを太字にし、フォントのサイズを大きくします。

ステップ 3

タイトルの後の数行をスキップして、アドレス帳の列の見出しを入力します。名前、住所、都市、都道府県、郵便番号、電話番号、ファックス番号、電子メール アドレスの列見出しは非常に役立ちます。これらの見出しをそれぞれ A 列から H 列に入力します。各項目を別々の列に入力することが非常に重要です。

ステップ 4

列見出しを中央揃えにして太字にします。これを行うには、見出し行の左側にある行番号をクリックします。これにより、行全体が強調表示または選択されます。次に、上部のツールバーにある太字と中央のツールを使用します。

ステップ 5

各列に連絡先情報を入力します。各連絡先の情報は、別の行に入力する必要があります。連絡先の数によっては、時間がかかる場合があります。ただし、これを行う必要があるのは 1 回だけであることを忘れないでください。今後は、新しい連絡先を追加して情報を更新するだけで済みます。特定の連絡先について特定の情報項目がない場合は、セルを空白のままにします。郵便局が要求する 2 文字の州の略語を忘れずに使用してください。

ステップ 6

すべての郵便番号が同じに見えるように、[郵便番号] 列のテキストをフォーマットします。列見出しを除く、列内のすべてのテキストを強調表示します。強調表示されたセルを右クリックし、[セルの書式設定] を選択します。 [番号] タブをクリックし、[カテゴリ] ボックスの [特別] をクリックします。 「タイプ」ボックスで「Zip Code」または「Zip Code+4」をクリックします。 「OK」をクリックします。これにより、すべての郵便番号が同じように見えます。

ステップ 7

列内のすべての電話番号が同じように見えるように、[電話番号] 列のテキストを書式設定します。列見出しを除いて、[電話番号] 列のテキストを強調表示します。それを右クリックして、「セルの書式設定」を選択します。 [番号] タブで、[カテゴリ] ボックスから [特別] を選択します。 「タイプ」ボックスの「電話番号」をクリックします。 [OK] をクリックします。