Word でトレーニング マニュアルを作成する方法

従業員のトレーニング マニュアルを書き出すのに時間をかけるのは、骨の折れる作業のように思えるかもしれません。 Microsoft Word 2007 の機能を使用すると、開発プロセスの一部が簡単になります。書き始める前に、いくつかの計画を立てます。従業員が達​​成する必要があるタスクと、従業員を支援するために書き留めることができるものを決定します。トレーニングマニュアルを使用する予定の着用を計画してください-対面式のクラスまたはセルフガイドツアーで.必要なマニュアルのタイプがわかったら、アイデアを実現するために使用できる機能をいくつか紹介します。

ステップ 1

Word のアウトライン機能を使用して、従業員が学習する必要があるタスクの複数レベルのリストを作成します。このプロセスは、マニュアルの長さを決定するのに役立ち、新しい従業員に説明しやすいようにジョブを小さなチャンクに分割するのに役立ちます. Word のアウトライン機能を使用するには、空白の文書から始めて、[ホーム] タブを選択します。段落グループには、箇条書き、数字、複数レベルのリストの 3 つのボタンがあります。 「マルチレベル リスト」を選択するか、下矢印をクリックして、アウトラインの選択肢のギャラリーを表示します。自分で思いつくこともできます。マニュアルの概要を書きます。複数レベルのリストの次のレベルに移動するには、[Tab] を押します。前のリスト番号に戻るには、「Shift + Tab」を押します。トレーニングの手順とその他の情報を書き込んで、従業員の仕事に必要なタスクの実行方法を説明してください。

ステップ 2

Word のヘッダーとフッター機能を使用して、ドキュメントの各ページにページ番号、コンテンツ セクション、およびタイトルを追加します。ヘッダーとフッターは、従業員がトレーニング資料のどこにいるかを知るための視覚的な参照です。トレーニングを行う場合、ページ番号を追加すると、特定のページや特定の科目を参照するのに役立ちます。 [挿入] タブをクリックし、[ヘッダーとフッター] セクションで [ヘッダー] を選択します。ヘッダーのスタイルを選択するか、独自のものを作成できます。ヘッダーはマニュアルの各ページに表示されますが、マニュアルを本のようにしたい場合は、反対のページに表示することもできます。フッターはページの下部に表示され、通常はページ番号、日付、および所有権情報に使用されます。ヘッダーとフッター セクションの [フッター] をクリックすると、ヘッダー セクションと同様に、さまざまなスタイルから選択できます。

ステップ 3

トレーニング資料の表紙またはタイトル ページを追加して、この資料を従業員ハンドブックなどの従業員に提供する他のアイテムと区別します。 [挿入] タブをクリックし、[ページ] セクションの [表紙] をクリックして、タイトル ページを作成します。多数のカバー ページ スタイルから選択するか、独自のスタイルを作成できます。トレーニング マニュアルにわかりやすいタイトルを付けます。多くの場合、トレーニング マニュアルはグループ作業であるため、作成日と作成者を含めてください。

ステップ 4

トレーニング ドキュメントの目次を作成するのに役立つ見出しを追加します。これは、従業員が使いやすいようにドキュメントを視覚的に整理するのにも役立ちます。作成したアウトラインを使用して、ドキュメントの各セクションの見出しスタイルを作成します (これは、ページの上部に配置されるヘッダーとは異なります)。見出しスタイルは、トレーニングのさまざまなセクションやさまざまなサブセクションを示すために使用するフォント スタイルです。

ビジネス文書の書き方に関するトレーニング マニュアルを作成している場合、Head 1 は「ビジネス レターの書き方」、小見出しは「何を含めるか」になります。見出し 1 と見出し 2 をマークするには、[ホーム] タブを選択します。スタイル セクションには、見出し 1、見出し 2、サブタイトルなど、選択できるさまざまなスタイルが表示されます。見出し 1 のテキストを選択し、見出し 1 スタイルをクリックして、アウトラインでの重要性を示します。アウトラインの次のセクションをクリックして、見出し 2 を作成します。アウトライン全体に目を通し、見出し 1 と見出し 2 を選択します。これらは、完了時に目次に含まれます。

ステップ 5

目次 (TOC) を追加して、従業員が必要なときに必要な情報を見つけられるようにします。文書に見出し 1 と 2 を既に追加している場合は、Word で TOC を作成します。目次を表示するドキュメントの先頭 (通常は表紙の後) をクリックし、[参照] をクリックしてから、[目次] セクションの [目次] をクリックします。使用できる自動テーブルのリストが表示されます。自動選択の 1 つをクリックすると、アウトラインの見出しスタイルを使用して TOC が表示されます。

ステップ 6

トレーニング マニュアルの見出しとセクションを段階的な順序で並べ替えます。マニュアルの最後で最も重要なセクションは索引です。索引が完全であればあるほど、生徒は後でページ番号とトピックで回答を検索できるようになります。索引を作成するには、索引に入れたい単語を強調表示します。 [参照] をクリックしてから、[入力をマーク] をクリックします。インデックスに追加するアイテムごとにこれを続けます。完了したら、トレーニング マニュアルの最後までスクロールし、[参照]、[索引の挿入] の順にクリックして索引を挿入します。

ステップ 7

スペル チェックを行い、ファイルを保存します。最初のトレーニング マニュアルを作成したら、[Office を開く] ボタンをクリックし、[名前を付けて保存] をクリックして、このマニュアルを他のトレーニング マニュアルのテンプレートにすることができます。ダイアログ ボックスが表示されたら、[ファイルの種類] セクションで下矢印をクリックし、[Word テンプレート (.dotx)] を選択します。その後、別のトレーニング マニュアルで作業を再利用できます。

ヒント

グラフィックやその他のイラストを文書に追加して、文書の内容を従業員が理解できるようにします。

従業員にトレーニング資料を提供する前に、マニュアルで使用されているトレーニング情報を少なくとも 1 人でテストしてください。

Word 2003 と Word 2007 のインターフェイスは異なります。これらの提案は Word 2007 用に書かれていますが、Word 2003 でも同じ機能を実行できます。