Microsoft Word データベースを作成するにはどうすればよいですか?

Microsoft Word には、データ ソースと呼ばれるデータ ファイルに保存されている情報を Word 文書にリンクする差し込み印刷機能があります。データ ソースはデータベースにすることができます。マージの前に、Word 内でデータベースを作成および管理できます。データベースは Word 内の Access データベース ファイルとして保存されます。

ヒント

実際に差し込み印刷を実行するわけではありませんが、データベースを作成する前に、作成する差し込み文書の種類を選択する必要があります。

メイン ドキュメント レイアウト

空白の Word ドキュメントを開きます。

郵便物について タブで、[差し込み印刷を開始] をクリックします ディレクトリを選択します。 ディレクトリ ドキュメント タイプは、リストを作成し、データベースなどのデータ ソースからフィールドを使用するように Word に指示します。

データベース フィールドのカスタマイズ

[受信者を選択] をクリックします [新しいリストを入力] を選択します 新しいアドレス リストを開く ダイアログボックス。データベースで使用されるフィールドをカスタマイズするために使用します。 [列をカスタマイズ] をクリックします。 アドレス リストのカスタマイズ ダイアログ ボックスが表示されます。

• フィールド名を削除するには、フィールド名を選択して [削除] をクリックします [はい] をクリックします。 フィールド名を削除します。
  
• フィールド名を編集するには、フィールド名を選択し、[名前の変更] をクリックします。 、名前変更フィールド ダイアログ ボックスが表示されたら、フィールド名を変更して [OK] をクリックします。 .
• さらにフィールド名を追加するには、[追加] をクリックします。 、フィールドの追加 ダイアログ ボックスが表示されたら、新しいフィールド名を入力して [OK] をクリックします。 .
• フィールド名の順序を変更するには、フィールド名を強調表示して [上へ移動] をクリックします。 または下に移動 .

[OK] をクリックします あなたが終わったら。 新しいアドレス リスト ダイアログ ボックスに、カスタマイズされたフィールド名がテーブルに表示されます。

データベース情報を入力してください

各フィールドにデータを入力します。あるフィールドから別のフィールドに移動するには、Tab キーを使用します。 [新しいエントリ] をクリックします データベース内の次のレコードに移動します。最後のレコードを入力したら、[新しいエントリ] をクリックしないでください 新しいレコードに移動します。

記録をチェックして変更を加える

• レコードを編集するには、データを強調表示して変更を入力します。
  
• レコードを検索するには、[検索] をクリックします 、検索エントリ ダイアログ ボックスが表示されたら、検索語を入力して [次を検索] をクリックします。 .
  
• レコードを削除するには、最初のフィールドの左側にある四角形をクリックし、[エントリの削除] をクリックします。 [はい] をクリックします。 レコードを削除します。

[OK] をクリックします

データベースとメイン ドキュメントを保存

保存アドレス リスト ダイアログボックスが表示されます。データベース ファイルを保存する場所を選択し、ファイル名を入力して [保存] をクリックします。 .

ヒント

ファイル名のみを入力すると、Word によって拡張子 .mdb が追加され、ファイルが Microsoft Access データベース ファイルとして保存されます。

メイン ドキュメントを保存 は、後で差し込み印刷を実行する場合に備えて、データベースにリンクする空のディレクトリです。 メイン ドキュメントを閉じる Word を終了 .

データベースを表示

Access データベース ファイルに移動して開きます。 Microsoft Access が開きます。 Office_Address_List をクリックします テーブルの下 見出しと Word で作成されたデータベース テーブルが表示されます。

データベースに戻ってデータを編集

メイン ドキュメントを開く ワードで。 Microsoft Word ダイアログボックスが表示されます。 [はい] をクリックします そのため、メイン ドキュメントはデータベースから情報を取得できます。 郵便物について タブで、[受信者リストの編集] をクリックします。 差し込み印刷 受信者 ダイアログボックスが表示されます。 [データ ソース] 見出しの下で、データベース ファイル名を選択します。 [編集] をクリックします および データ ソースの編集 ダイアログボックスが表示されます。データを編集します。終了したら、[OK] をクリックします [はい] をクリックします。 データベースを更新します。 差し込み印刷 受信者 ダイアログ ボックスで、並べ替え を使用してデータベース情報を絞り込むことができます 、フィルタ 、重複を見つける 、検索 受信者 住所の検証 オプション。

[OK] をクリックします それが終わったら。 メイン ドキュメントを閉じる . [保存] をクリックします . Word を終了 .

ヒント

作成したデータベースとメイン文書を使用して、Word でディレクトリの差し込み印刷を実行できます。