GTD 用に Outlook を設定するにはどうすればよいですか?
カテゴリ、フォローアップ フラグ、および優先順位を使用して、David Allen の Getting Things Done 方法論を Microsoft Outlook 2013 と統合できます。 PC で Outlook を手動で構成して GTD 手法を実装することもできますが、いくつかの Outlook アドインは高度な GTD 統合ツールを提供します。メールや予定など、他の Outlook アイテムからタスクを直接作成し、それらをプロジェクトやアクション リストに割り当てて、受信トレイをより効率的に処理することができます。
Outlook を GTD 用に手動で構成する
ステップ 1
各プロジェクトをカテゴリとして Outlook に入力して、アイテムを特定のプロジェクトに関連付けることができるようにします。メール、予定、またはタスクを右クリックし、[分類] をクリックしてから [すべてのカテゴリ] をクリックします。 「新規…」ボタンをクリックします。各プロジェクト名を追加し、色を割り当てます。
ステップ 2
他の Outlook アイテムが気になったら、タスクに変換します。たとえば、電子メール メッセージをタスクに変換できます。予定、メール メッセージ、連絡先、またはメモをナビゲーション ウィンドウの [タスク] にドラッグ アンド ドロップして、アイテムのコンテンツから新しいタスクを自動的に作成します。
ステップ 3
タスクにフラグと優先度を割り当てます。タスクを開き、[タスク] の [ホーム] リボンの [フォローアップ] グループにあるコマンドをクリックして、フラグを追加します。 [タグ] グループの [優先度] ボタンをクリックして、項目を [重要度高] としてマークします。このインジケーターを使用して、GTD 方法論に従ってアクション アイテムをマークできます。
ステップ 4
プロジェクト、日付、または重要度ごとにタスク リストを表示します。ナビゲーション ペインで [タスク] をクリックします。 「表示」タブをクリックします。 [配置] グループのドロップダウン ボックスで使用可能な表示オプションから選択します。たとえば、「カテゴリ」を選択してタスクをプロジェクト別に並べ替え、「開始日」または「期日」を選択してタスクを日付別に並べ替え、「優先度」を選択してタスクを優先度順に並べ替えます。
NetCentrics GTD Outlook アドインの使用
ステップ 1
NetCentrics の Getting Things Done Outlook アドインの無料試用版をダウンロードしてインストールします。このアドインは、David Allen の方法論に従って Outlook アイテムを処理する機能を簡素化するように設計されています。
ステップ 2
NetCentrics ツールバーの主要なアクションから選択して、Outlook アイテムをタスクに処理します。たとえば、[ホーム] リボンの [作業の完了] グループから、[アクション]、[次のアクション]、[委任]、[延期]、または [いつか] のいずれかのアクションを選択します。メール アイテムからこれらのコマンドのいずれかを選択すると、タスクがそれぞれのフォルダーにファイルされ、アクションがタスクに割り当てられます。
ステップ 3
Project Central を使用して、進行中のすべてのプロジェクトを管理します。 [ホーム] リボンの [Getting Things Done] グループにある [Project Central] ボタンをクリックします。このウィンドウを使用して、タスクを特定のプロジェクトに編成できます。
ステップ 4
プロジェクト レポートを生成します。 Project Central の [プロジェクト] メニュー ボタンをクリックし、[レポートの作成] をクリックします。レポートに含めるオプションを選択します。たとえば、[タスクの並べ替え] ドロップダウンから [期日] を選択します。 [OK] をクリックしてレポートを生成します。 [印刷] ボタンをクリックして、レポートを印刷します。レポートには、プリンターに似たアイコンが付いています。
TaskCracker for Outlook アドインの使用
ステップ 1
TaskCracker for Outlook の 30 日間無料試用版をダウンロードしてインストールします。 TaskCracker は、ドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを使用してタスクとプロジェクトを視覚的に表現し、Outlook アイテムを整理するのに役立ちます。
ステップ 2
TaskCracker リボンの [開く] グループにある [TaskCracker を開く] コマンドをクリックします。または、左側のフォルダー ペインの下部にある [TaskCracker] をクリックすることもできます。
ステップ 3
優先度に基づいてタスクを整理します。タスクをクリックして、TaskCracker 画面内の別の象限にドラッグし、放してタスクをその優先度に割り当てます。この方法を使用すると、個々のタスクを開かなくても、アクションをタスク リストにすばやく割り当てることができます。