電話のメッセージに記載すべき情報は何ですか?

電話メッセージを受信した場合は、発信者からできるだけ多くの情報を得ることが重要です。 状況に応じて、必要となる具体的な詳細は異なる場合がありますが、電話メッセージに含める一般的な情報は次のとおりです。

- 発信者の名前: 正確な身元確認と適切な文書化のために、可能であれば発信者のフルネームを含めます。

- 発信者の電話番号: これは、電話をかけ直す必要がある場合や、情報を明確にする必要がある場合に不可欠です。該当する場合は、国番号または市外局番を含む完全な電話番号を必ず取得してください。

- 通話の日時: 通話を受信した正確な日時を記録することは、記録を保持するために重要です。

- 通話の目的: 発信者に電話の理由を簡単に説明してもらいます。メッセージや主なリクエストの重要なポイントを書き留めます。

- 必要なアクション: 発信者が特定のアクションまたは応答を要求している場合は、それが何であるかを明確にメモしてください。コールバック、他の人に伝えるメッセージ、または完了する必要のあるタスクのいずれであっても、必要なアクションを正確に理解し、文書化するようにしてください。

- その他の詳細: 特定の連絡先名、期限、メッセージやリクエストの詳細など、発信者から提供された追加の関連情報。

- 緊急度: 緊急の電話の場合は、メッセージにその旨を必ず明記してください。これは、必要な対応やアクションに優先順位を付けるのに役立ちます。

- あなたの名前: 他の人に電話メッセージを書いている場合は、誰がメッセージを受け取ったのかがわかるように、自分の名前で署名してください。

電話メッセージの文書化は正確かつ完全であることを忘れないでください。これにより、必要なアクションや対応が効果的に実行され、誤解や混乱が避けられるようになります。