SharePoint を使用して教訓データベースを設定するにはどうすればよいですか?

スペイン系アメリカ人の作家、ジョージ・サンタヤナはかつてこう言いました。過去の過ちを繰り返すことは、学んだ教訓を捉えるための具体的な解決策が整っていないことに対する代償として高くつく可能性があります。 Lessons Learned は、ビジネス マネージャーが過去のプロジェクトの経験を文書化して、現在および将来のプロジェクトを形作り、改善するために使用するプロジェクトおよびプロセス管理ツールです。 SharePoint オブジェクトのコレクションを活用して、問題追跡リスト、教訓カスタム リスト、2 つのリストを接続するルックアップ列、およびコンテンツ タイプを含む単純な教訓データベースを作成できます。

教訓のコンテンツ タイプの作成

ステップ 1

トップレベル サイトの左側にある [サイトの操作] メニューのドロップダウンから [サイトの設定] を選択します。 [ギャラリー] 見出しの下にある [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。 [サイト コンテンツ タイプ] ページの上部にある [作成] リンクをクリックします。

ステップ 2

[新しいコンテンツ タイプ] ページの [名前] フィールドに「LessonsLearned」と入力します。各単語の最初の文字は、間にスペースを入れずに大文字にする必要があります。 「リスト コンテンツ タイプ」から親コンテンツ タイプを選択し、親コンテンツ タイプを「アイテム」に設定します。

ステップ 3

[既存のグループ:] 見出しの下で、サイト コンテンツ タイプ グループを [カスタム コンテンツ タイプ] として指定します。 [OK] をクリックして設定を確認し、[サイト コンテンツ タイプ] ページに戻ります。新しいコンテンツ タイプ「LessonsLearned」がカスタム コンテンツ タイプ カテゴリの下に表示されます。

ステップ 4

新しいコンテンツ タイプ「LessonsLearned」をクリックします。 「設定」見出しの下にある「名前、説明、およびグループ」を選択します。 [名前] フィールドで、Lessons と Learned の間にスペースを追加します。 [OK] をクリックして、この変更を確認します。

問題の追跡と教訓の学習リストを作成する

ステップ 1

トップレベル サイトの左側にある [サイト アクション] メニュー ドロップダウンから [その他のオプション] を選択します。

ステップ 2

「作成」ページから「課題追跡」リスト タイプを選択します。

ステップ 3

[名前] フィールドに「Issues」と入力し、[作成] をクリックします。

ルックアップ列を使用して教訓カスタム リストを作成する

ステップ 1

「一般設定」の見出しの下にある「タイトル、説明、およびナビゲーション」をクリックします。 Lessons と Learned の間にスペースを追加し、[保存] をクリックしてこの変更を確認します。 「一般設定」の見出しの下にある「詳細設定」をクリックします。 [コンテンツ タイプ] セクションで、[コンテンツ タイプの管理を許可しますか?] を設定します。 [はい] を選択し、[OK] をクリックして設定を確認します。

ステップ 2

[列] 見出しの下にある [列の作成] リンクをクリックします。 「列名」フィールドに「Lesson#」と入力します。列タイプとして「計算済み」を選択します。 [追加の列設定] セクションの [式] フィールドの下に、「=[ID]」と入力します (引用符なし)。データの戻り値のタイプとして「数値」を選択し、小数点以下の桁数として「0」を選択します。 [すべてのコンテンツ タイプに追加] の横にあるボックスのチェックを外し、[既定のビューに追加] をオンのままにします。 [OK] をクリックして設定を確認し、新しい列を作成します。

ステップ 3

[列] 見出しの下にある [列の作成] リンクをクリックします。 「列名」欄に「LessonDate」と入力します。列タイプとして「日付と時刻」を選択します。 [追加の列設定] セクションで、[この列に情報が含まれていることを要求する] を [はい] に設定します。 「一意の値を適用する」を「いいえ」に変更「日付と時刻の形式:」から「日付のみ;」 「デフォルト値」を「今日の日付」に変更します。 [すべてのコンテンツ タイプに追加] の横にあるボックスのチェックを外し、[既定のビューに追加] をオンのままにします。 [OK] をクリックして設定を確認し、新しい列を作成します。

ステップ 4

[列] 見出しの下にある [列の作成] リンクをクリックします。 「列名」フィールドに「イベントの説明」を入力します。列のタイプとして「複数行のテキスト」を選択します。 [追加の列設定] セクションで、[この列に情報が含まれていることを要求する] を [はい] に設定します。テキストタイプを「プレーンテキスト」に変更します。 [すべてのコンテンツ タイプに追加] の横にあるボックスのチェックを外し、[既定のビューに追加] をオンのままにします。 [OK] をクリックして設定を確認し、新しい列を作成します。

ステップ 5

[列] 見出しの下にある [列の作成] リンクをクリックします。 「列名」フィールドに「Lessons Learned」と入力します。列のタイプとして「複数行のテキスト」を選択します。 [追加の列の設定] セクションで、テキスト タイプを [プレーン テキスト] に変更します。 [すべてのコンテンツ タイプに追加] の横にあるボックスのチェックを外し、[既定のビューに追加] をオンのままにします。 [OK] をクリックして設定を確認し、新しい列を作成します。

ステップ 6

[列] 見出しの下にある [列の作成] リンクをクリックします。 「列名」フィールドに「おすすめ」と入力します。列のタイプとして「複数行のテキスト」を選択します。 [追加の列の設定] セクションで、テキスト タイプを [プレーン テキスト] に変更します。 [すべてのコンテンツ タイプに追加] の横にあるボックスのチェックを外し、[既定のビューに追加] をオンのままにします。 [OK] をクリックして設定を確認し、新しい列を作成します。

ステップ 7

[列] 見出しの下にある [列の作成] リンクをクリックします。 「列名」フィールドに「RelatedIssues」と入力します。列タイプとして「ルックアップ」を選択します。 [追加の列設定] セクションで、[課題] リストから情報を取得し、[この列:] を [タイトル] に設定します。 [すべてのコンテンツ タイプに追加] の横にあるボックスのチェックを外し、[既定のビューに追加] をオンのままにします。 [OK] をクリックして設定を確認し、新しい列を作成します。

ステップ 8

すべての列の作成が完了したので、リスト内の各列名をクリックして、必要に応じて列名にスペースを追加します。

カスタム リスト列を教訓のコンテンツ タイプに追加

ステップ 1

[教訓リストの設定] ページの [コンテンツ タイプ] 見出しで [既存のサイト コンテンツ タイプから追加] を選択します。 [利用可能なサイト コンテンツ タイプ] 見出しの下で、[教訓] を選択し、[追加] をクリックします。 [OK] をクリックして続行します。

ステップ 2

教訓リストの設定ページから、新しいコンテンツ タイプ「教訓」を選択します。 [列] 見出しの下で、[既存のサイトまたはリストの列から追加] リンクをクリックします。すべてのリスト列を選択し、[追加] をクリックします。 [OK] をクリックして続行します。

ステップ 3

[新しいボタンの順序と既定のコンテンツ タイプを変更する] リンクをクリックし、教訓のコンテンツ タイプの位置を [1] に設定し、[OK] をクリックして続行します。これにより、Lessons Learned コンテンツ タイプが、Lessons Learned リストの既定のコンテンツ タイプとして設定されます。教訓リストの設定ページから、新しいコンテンツ タイプ「教訓」を選択します。 [列] 見出しの下で、[既存のサイトまたはリストの列から追加] リンクをクリックします。すべてのリスト列を選択し、[追加] をクリックします。 [OK] をクリックして続行します。

ステップ 4

[新しいボタンの順序と既定のコンテンツ タイプを変更する] リンクをクリックし、教訓のコンテンツ タイプの位置を [1] に設定し、[OK] をクリックして続行します。これにより、Lessons Learned コンテンツ タイプが、Lessons Learned リストのデフォルトのコンテンツ タイプとして設定されます。

リストを接続するためのシンプルなダッシュボード ページを作成する

ステップ 1

クイック起動バーの [リスト] 見出しの下にある課題リストを選択します。リスト ツールから、[リスト] の下にある [ビューの作成] リボン アイテムを選択します。 [既存のビューから開始] セクションで [すべての問題] を選択します。 「ビュー名」に「Issues」と入力します。 [タイトル] 列の横にあるチェック ボックス以外のすべてのチェック ボックスをオフにし、[OK] をクリックして続行します。

ステップ 2

サイト コレクションのホーム ページに戻ります。左の Web パーツ ゾーンにカーソルを置きます。上部の [参照] の横にある [ページ] を選択します。リボンメニューの「編集」メニューから「編集」を選択します。 [編集ツール] メニューから [挿入] を選択し、[Web パーツ] リボン項目をクリックします。 「課題」リストを選択し、「追加」をクリックしてページに挿入します。 Now, place your cursor in the right Web Part zone. Select the "Lessons Learned" list, and click "Add" to insert to the page.

ステップ 3

Select "Edit Web Part" from the Issues Web Part menu. Choose "Issues" from the "Selected view:" drop-down, and click "OK" to continue.

ステップ 4

Select "Connections" from the Issues Web Part menu. Click on "Send row of data to" and click on "Lessons Learned." In the Configure Connections dialog, select "Title" as the "Provider field name:" from the Issues list and "Related Issues" as the "Consumer field name" from the Lessons Learned list. Click "Finish" to continue. Click the "Select" icon next to each issue title to view related lessons learned.