Microsoft Word で電話帳を作成する方法

Microsoft Office は、一般的なオフィス タスクの標準的な生産性ツールキットとして、長い間ビジネスの世界を支配してきました。 Word は、表など、ページ上のテキストを整理するための既製のテンプレートも多数含まれているワード プロセッサです。 Word の表を使用して、見栄えがよく、すぐに印刷できるビジネスや組織用の電話帳をすばやく作成できます。

ステップ 1

Microsoft Word を起動して、新しいドキュメントを作成します。

ステップ 2

ウィンドウの上部にある [フォント] 領域のドロップダウン メニューを使用して、フォント サイズを大きくします。 Word のインターフェイスのこの上部領域は、リボンと呼ばれます。会社名や組織名など、電話帳のタイトルを入力します。 [Enter] を押してから、リボンの [スタイル] 領域で [標準] をクリックして、フォント サイズを再度縮小します。

ステップ 3

リボンの上にある [挿入] タブをクリックします。 [挿入] タブのすぐ下にある [表] をクリックします。白い正方形のグリッドが表示されます。一番上の行の左から 2 番目をクリックして、2 列の表を作成します。1 列は人の名前で、もう 1 列は電話番号です。ディレクトリ エントリに追加情報を追加する必要がある場合は、さらに列を指定します。テーブルはディレクトリのタイトルの下に表示され、カーソルは自動的に最初のフィールドに配置されます。

ステップ 4

ディレクトリ内の最初の人物の名前を入力します。ディレクトリを自分でアルファベット順に並べ替える必要はありません。完了したら、Word が自動的に並べ替えることができるからです。 「Tab」を押してから、相手の電話番号を入力します。もう一度「Tab」を押して表の新しい行を開始し、次の人物の名前を入力して、完了するまでこの方法でディレクトリへの入力を続けます。

ステップ 5

テーブル内の任意の場所をクリックし、ディレクトリをアルファベット順に並べたい場合は、リボンの上にある [レイアウト] タブをクリックします。 「並べ替え」をクリックします。表示されるダイアログ ボックスで、[並べ替え] ドロップダウン メニューで [列 1] が選択され、[種類] メニューで [テキスト] が選択されていることを確認します。 [OK] をクリックすると、ディレクトリが即座にアルファベット順になります。

ステップ 6

テーブル内の任意の場所をクリックし、[レイアウト] タブをクリックして、ディレクトリからエントリを削除します。削除するエントリの任意の場所をクリックし、リボンの [行と列] 領域で [削除] をクリックします。エントリを削除するには、[行の削除] を選択します。複数のディレクトリ エントリを選択し、同じコマンドを使用して一度にすべて削除します。

ステップ 7

テーブル内の任意の場所をクリックし、リボンの上にある [デザイン] タブをクリックして、ディレクトリの視覚的なスタイルを選択します。リボンの [表のスタイル] 領域に表示されているスタイルのいずれかをクリックして選択します。一部のスタイルでは、ディレクトリの行ごとに色が追加され、読みやすくなっています。

ステップ 8

「Ctrl-S」を押して、ディレクトリの場所と名前を選択し、「保存」をクリックします。