Excel でメーリング リストを設定する方法

Microsoft Office などのオフィス生産性スイート内のアプリケーションのインタラクティブな性質により、反復的なタスクの時間を節約する機会が生まれます。 Excel のメーリング リストを Outlook と共有して、連絡先の管理や電子メールの送信を行うことができます。また、同じリストを Word と統合して定型書簡や住所、ファイリング ラベルを作成することもできます。 Excel リストを最も柔軟に使用するには、いくつかのベスト プラクティスに留意してください。

Excel メーリング リストの作成

ステップ 1

新しい Excel ワークブックを開き、行 1 でリストのフィールド名を設定します .各フィールド名が一意であることを確認してください。

ステップ 2

フィールド名の下の行にデータを入力して、各メール受信者のレコードを作成します。必要に応じて、列幅またはワード ラップのセルを書式設定します。情報が利用できない場合、セルは空白のままにすることができます。データ入力が完了したら、[ファイル] をクリックしてワークブックに名前を付けて保存します タブをクリックして 保存 .

Excel データと Word の結合

ステップ 1

新しい空白の文書で Word を開きます。 [メーリング] をクリックします タブ、差し込み印刷の開始 .マージにはいくつかのオプションがあります。この例では、文字を選択します .

ステップ 2

[受信者を選択] をクリックします 、既存のリストを使用 をクリックし、Excel メールリスト ファイルを選択します。次のウィンドウからテーブルを選択します。ただし、単純なメール リスト ワークシートでは、定義されるテーブルは 1 つだけです。選択して [OK] をクリックします .

ステップ 3

手紙は、他の通信と同じようにマージするように作成します。ただし、住所や挨拶などの個人的なコピーは除外します。つまり、Excel のメール リストからマージされるものはすべて除外します。レターの冒頭に移動し、[アドレス ブロック] をクリックします。 リボンに。画面の右側には、データが挿入された住所ブロックの現在の形式がどのように表示されるかが示されます。左側には、フォーマット オプションが含まれています。これらの中から選択して、[OK] をクリックします。 結果に満足したら。

ステップ 4

あいさつ文についても同じ手順を繰り返します および 差し込みフィールドの挿入 を使用するその他のデータ ボタン。

レターが完成したら、[結果をプレビュー] をクリックします マージされたレターがどのように表示されるかを確認します。 [エラーのチェック] をクリックすることもできます 希望どおりに文字が印刷されるようにします。準備ができたら、[完了してマージ] をクリックします。 目的のマージ オプションを選択します。

Outlook への Excel メーリング データのインポート

ステップ 1

ワークシートをコンマ区切り値ファイルに変換します。 ファイルをクリックします タブと名前を付けて保存 .場所を選択し、ファイルに名前を付けます。 CSV (カンマ区切り) (*.csv) を選択します ファイルの種類で 箱。 [保存] をクリックします CSV ファイルを閉じます。

ステップ 2

Outlook を開き、[ファイル] をクリックします。 タブ、開いてエクスポート およびインポート/エクスポート .

ステップ 3

[別のプログラムまたはファイルからインポート] をクリックします . [カンマ区切り値] をクリックします そして次へ . [ファイルのインポート] ウィンドウで、前の手順で作成したメール リストの CSV ファイルを参照し、[次へ] をクリックします。 .インポートされたレコードの宛先フォルダーを選択します。 連絡先 がデフォルトで選択されています。 [次へ] をクリックします .

ステップ 4

CSV ファイルのチェックボックスがオンになっていることを確認し、[カスタム フィールドのマッピング] をクリックします。 .

ステップ 5

From で Excel データのフィールド名をクリックします 左側のボックスを To の対応する Outlook フィールドに 右側のボックス。 Excel データから必要なすべてのフィールドに対してこれを実行します。 [OK] をクリックします そして終了 データのインポートを完了します。