Word を使用してラベルを印刷する方法

非常に長い間、Microsoft Word には、印刷可能なラベル シートや、手紙などの一般的なドキュメント用のテンプレートが含まれています。さまざまなベンダーのラベル レイアウトを使用して、Word は特定のラベルに 1 つのエントリを印刷することも、ラベルのシート全体を一度に作成することもできます。

Outlook アドレス帳、Excel スプレッドシート、または Access データベースに連絡先のリストがある場合、差し込み印刷はその情報をインポートして、一連のラベルを自動的に作成できます。または、差し込み印刷中に Word で直接独自のメーリング リストを作成することもできます。 Microsoft の差し込み印刷は魔法のようなものではありませんが、ほぼ同じ速さで機能します。

明らかに、Mail Merge には、大量の郵送を行うメーリング ハウスや大企業にとって多くのメリットがあります。しかし、それは普通の人にとっても非常に便利です。封筒ごとに住所を渡す必要がなくなった場合、家族は毎年 12 月に美しい (紙ベースの) ホリデー カードを送る精神に戻るかもしれません。地元の PTA やスカウト部隊の運営を手伝っている場合、差し込み印刷はチラシを送るのに非常に便利です。

差し込み印刷はどのように機能しますか?

差し込み印刷には 3 つの文書が含まれます。ラベルに関して言えば、メイン ドキュメントはレイアウトを設定するために使用するものであり、会社のロゴや配送ラベルの返送先住所を含めたい場合はそれらを含めます。ラベルに印刷されるアドレスを含むメーリング リストがデータ ソースです。これら 2 つのドキュメントを組み合わせて、住所ラベルを作成します。これが図です:

予期しない「落とし穴」がいくつかあります。

たとえば、Excel、Outlook、または Access をデータ ソースとして使用している場合、すぐにはわからない特定のルールに注意する必要があります。たとえば、Excel スプレッドシートを使用する場合、ゼロが失われないように、郵便番号または郵便番号の列がテキストとしてフォーマットされていることを確認する必要があります。

また、Outlook を既定のメール プログラムに設定していない限り、Outlook の連絡先をデータ ソースとして使用することはできません。

Word をデータ ソースとして使用する方が簡単な場合があります。特に、Word の使用経験はあるものの、Microsoft の他のオフィス生産性ツールについて詳しくない場合はなおさらです。

ここでは、Word のほとんどのエディションで基本的な宛名ラベルをすばやく作成して印刷する方法を説明します。すべて Word 内で、時間のかかる完全なステップ バイ ステップの差し込み印刷ウィザード ルーチンを実行する必要はありません。

ステップ 1. ラベル用のメイン ドキュメントを準備する

Word で、[ファイル] メニューに移動します。 [新しいドキュメント] を選択してから、[空白のドキュメント] を選択します。

[差し込み文書] タブで、[差し込み印刷の開始] グループに移動し、[差し込み印刷の開始]、[ラベル] の順に選択します。 [ラベル オプション] ダイアログ ボックスで、連続紙または枚葉プリンターを使用する予定があるかどうかを確認します。

次に、[ラベル情報] で、使用するラベルのパッケージに対応するラベル ベンダーと製品番号を選択します。 OK を押してください。

ステップ 2. Word でメーリング リストを設定する

[受信者の選択] に移動し、[新しいリストを入力] を選択します。

表示される [新しいアドレス一覧] ダイアログ ボックスで、必要に応じて、メーリング リストの各メンバーの情報を各列に入力します。 (以下では、架空の人物の短いリストを使用してこれを行いました。)

Tab キーを使用して、テーブル内の 1 つの列から次の列に移動するか、次の行に進みます。テーブルに新しい行を作成するには、[新しいエントリ] を選択するか、ALT+N を押します。

列のカスタマイズと呼ばれる使いやすい機能を使用すると、宛名ラベルに含める情報を柔軟に設定できます。以下に示すように、タイトルや住所 2 などの列を削除できます。電話番号やメール アドレスも削除することをお勧めします。これらは通常、住所ラベルには必要ないためです.

また、[列のカスタマイズ] では、新しい列を追加したり、既存の列の名前を変更したり、リストの列の順序を変更したりできます。列に必要なすべての変更を行ったら、[OK] を選択します。

必要なすべての人をリストに追加したら、[OK] をクリックします。

[アドレス一覧の保存] ダイアログ ボックスで、新しいファイルに名前を付けて、[保存] を選択します。

すべてのアドレスをメーリング リストに追加すると、最終的に次のような差し込み印刷受信者のリストが作成されます。

ステップ 4. アドレスをラベルに追加する

Word は、ラベルをどのようにデザインしたいかを必ずしも認識しているとは限りません。次のステップでは、住所ブロックに移動して、ラベルのどこに住所を表示するかを定義します。

[アドレス ブロック] を選択したら、[OK] をクリックします。 Word は、ページの最初の住所ラベルに住所ブロックを挿入します。その後、[すべてのラベルを更新] を選択して、ページ全体のすべてのラベルにアドレス帳を複製します。

ステップ 5. ラベルをプレビューして印刷する

[結果のプレビュー] ページに、ページ上のすべての住所のプレビューが表示されます。

すべてがうまくいっている場合は、Finish &Merge に移動して、ラベルを印刷します。問題が発生した場合、またはより洗練されたラベルが必要であると判断した場合は、[ファイル] メニューに戻り、新しい白紙のドキュメントを作成してください。

Start Mail Merge グループに戻り、今度はウィザードを選択します。もちろん、Dorothy's Land of Oz のウィザードではなく、Mail Merge のウィザードを選択します。