Excel のデータから Word を使用して封筒を印刷する方法

Word 2013 で手書きで封筒を次々と書き出すのではなく、差出人住所を含む封筒テンプレートを設定し、使用する住所を含む Excel スプレッドシートを読み込みます。ほんの数ステップでデータをインポートするだけで、Word はメーリング リストのすべての受信者の封筒を作成します。

ステップ 1

[郵送物] タブの [封筒] を押します をクリックして、新しい封筒プロジェクトを開始します。返品先住所を使用する場合は入力しますが、配送先住所は空白のままにしてください .

ステップ 2

[オプション] を押して、[封筒のオプション] タブで封筒のサイズを設定します。 オプションには、フォント設定と余白設定も含まれます。 Word は、プリンターのモデルに基づいて封筒を給紙する方向を自動的に選択しますが、給紙を変更する必要がある場合は、[印刷オプション] タブを開きます。

ステップ 3

[ドキュメントに追加] をクリックします 封筒テンプレートを作成します。新しい差出人住所を入力した場合は、後で使用するためにデフォルトとして設定するかどうかを選択してください。

ステップ 4

封筒の下半分にある配送先住所のテキスト ボックスにカーソルを置きます。ボックスはクリックするまで表示されませんが、ボックス内の任意の場所をクリックすると正しくアクティブになります。 [差し込み文書] タブの [受信者の選択] を押し、[既存のリストを使用] を選択して Excel ファイルを読み込みます 差し込み印刷を開始します。ここまでの指示に従った場合は、しない いつでも [差し込み印刷を開始] ボタンをクリックする必要があります。

ステップ 5

ファイルに複数のオプションがある場合は、Excel ワークブックのどのスプレッドシートまたはテーブルに住所が含まれているかを選択します。一番上の行に「名前」や「住所」などのヘッダーを含めるかどうかを選択し、[OK] をクリックします。

ステップ 6

[アドレス ブロック] をクリックします 封筒に住所を表示する方法を設定します。ウィンドウの左側にある書式設定オプションを選択して、プレビューを調整します。 Excel ファイルの情報がプレビューにない場合は、[フィールドを照合] をクリックして、各住所の一部をスプレッドシートの特定の列に割り当てます。

Word は、住所データを "市"、"都道府県"、"郵便番号" などの列に分割しなくても、Excel の住所データの解釈に長けています。 Word の自動検出と [フィールドの一致] オプションの間では、通常、Word で機能するように Excel ファイルを編集する必要はありません。

ステップ 7

「プレビュー結果」を押します 最初の封筒のサンプルを表示するには、結果のプレビュー で矢印または [受信者を検索] ボタンを使用します 他の封筒を確認するセクション。印刷する前に各エントリを確認する必要はありません。一般的な形式が正しいことを確認してください。 [Finish &Merge] ボタンをクリックし、[Print Documents] を選択して印刷します。 住所を含む封筒のレイアウトを保存する場合は、[個々のドキュメントを編集] を選択します。

ステップ 8

[すべて] を選択して、住所ごとに封筒を印刷するか、Excel リストの順序でエントリの範囲を指定します。画面に 1 つの封筒を印刷するには、[Current Record] を選択します。

ヒント

Excel データのすべてのアドレスを使用したくない場合は、Excel ファイルを読み込んだ後に [受信者リストの編集] をクリックします。個々の住所のチェックボックスをオフにして除外するか、[フィルタ] を選択して特定の機能に一致する住所を使用します ([州] 列に「NY」が含まれるすべての住所など)。

アドレスをインポートするために Excel for Word の特定のテンプレートを使用する必要はありませんが、メーリング リストを最初から作成する場合は、アドレス リスト テンプレートから開始することで時間を節約できます。 Excel 2013 では、[ファイル]、[新規] の順にクリックし、[アドレス] を検索していくつかのオプションを見つけます。

警告

これまでに封筒を印刷したことがない場合は、Excel データを読み込む前に、[ファイル] と [印刷] を使用して、差出人住所のみが記載された封筒をテスト印刷してください。間違った方向に出てくる場合は、封筒印刷オプションでフィード方向を変更してください。