Word を使用して議事録を整理する方法

「委員会は議事録を作成し、時間を浪費する機関である」と考える場合、少なくとも 1934 年から現在まで、何十人もの読者と一緒にいることになります。

しかし現実の世界では、議事録を作成することで時間を節約できます。誰が、いつ、なぜ、何を決定したかを思い出すのに何時間も費やされます。組織の議事録を作成して維持することがあなたの仕事である場合、まず議事録に含める必要がある要素を決定し、次にそれらの要素を含むテンプレートを見つけるか作成します。

議事録が重要な理由

議事録は、組織の意思決定に透明性を提供し、グループが行う決定の重要な記録として機能します。また、メンバーが行うことに同意した行動を明確に示すことで、メンバーに説明責任を負わせます。時間が経つにつれて、彼らは組織の歴史のリソースとなり、新しいメンバーが問題や決定を迅速に把握できるようにし、組織の成長への窓を提供します。組織の複雑さと焦点に応じて、議事録は簡潔な要約または詳細な説明のいずれかになります。

有効議事録の要素

組織の規模や会議の人数に関係なく、議事録に含める必要がある最小限の情報は次のとおりです。

• 日付、時間、出席者のリスト
• 前回の議事録の更新/要約
• 会議の議題
• 決定または投票の記録
• アクション アイテムまたは「すべきこと」の明確な説明

組織が正確な説明責任と詳細な議事録を必要とする場合、組織が会議を運営するためのガイドラインとして一般的に使用するロバートの秩序規則は、重要な要素と議事録の形式を定義します。

Word テンプレートの使用

Word には、議事録用のさまざまなテンプレートが用意されています。

ステップ 1:Word 議事録テンプレートを検索します。

ファイルを選択 そして New .検索語として「分」と入力し、Enter を押します .この検索で​​は、数十のテンプレートが返されます。そのうちの 12 は会議に固有のもので、「公式」、「非公式」、PTA などの組織に固有のものがあります。会議の議事録については、[会議] を選択して検索を絞り込みます

この例では、[正式な議事録] をクリックします。 含める要素の最も堅牢なセットを検討するために、[作成] をクリックします。 このテンプレートに基づいて Word 文書を起動するためのボタン。

ステップ 2:テンプレートに必要なコンテンツが含まれていることを確認します。

組織のニーズに応じて、テンプレートを分析し、含める要素を検討します。よりカジュアルな集まりの場合は、たとえば、電話注文を置き換えることができます 会議の日付、場所、時間のみを含むより非公式なセクションを作成するか、点呼を置き換えます 出席者の簡単なリストを含むセクション。

ステップ 3:プレースホルダー フィールドを独自のデータに置き換えます。

プレースホルダー テキストをダブルクリックし、独自のコンテンツを入力して、テキスト フィールドを組織に関連するコンテンツに置き換えます。たとえば、リスト アイテム 未解決の問題/ディスカッションの要約 をクリックします。 独自のテキストを入力してください。

これを含む多くのテンプレートには、組織名、役員、特定の共通要素などのデータのフィールドが含まれています。フィールドにテキストを入力すると、そのテキストがフィールドのすべてのインスタンスに入力されます。たとえば、「秘書の名前」は、「ベンジャミン フランクリン」と入力すると、そのフィールドの他のすべてのインスタンスに入力されます。

ステップ 4:会議の議論と決定を記録します。

各ポイントの後に、ディスカッションの重要なポイントと、必要な最終決定またはアクションについて詳しく説明します。 「ディスカッション」や「アクション」などの小見出しを使用して、重要なポイントに確実に対処できるようにすることを検討してください。

ヒント

ほとんどのテンプレートは Word スタイルを使用します。たとえば、未解決の問題と新規ビジネスの下にある番号付きの項目には、リスト番号が適用されています。 Enter をクリックする これらの行の後に、別の List Number 行を追加します。別の番号付きアイテムを追加せずにアイテムの下にコンテンツを追加するには、スタイルを Normal に変更します スタイル グループで、インデントを増やすを使用してインデントを増やします 段落グループのボタン。

独自の議事録テンプレートの作成

既製のテンプレートを使用する方が速い可能性がありますが、代わりに独自の議事録テンプレートを作成して、各会議で再利用できます。

ステップ 1:新しい Word ドキュメントを作成し、タイトルを追加します。

Word 文書を開き、[見出し 1] を選択します [ホーム] タブの [スタイル] グループから、組織の名前を入力してください。

ステップ 2:プライマリ セクションのプレースホルダーを作成します。

見出し 2 を適用して、プライマリ セクションのプレースホルダを追加します 必要に応じて。これらのセクションは、組織の要件を反映し、会議ごとに一貫している必要があります。

必要に応じて Word スタイルを適用します。議題項目に箇条書きスタイルなどのスタイルを適用するには、スタイル スタイル グループの矢印アイコンをクリックしてサイドバーに移動し、スタイルを見つけて選択します。

ヒント

プライマリ セクションを作成した後、または出席者や役員などの他の共通データを追加した後、ドキュメントをテンプレートとして保存します。ドキュメントをテンプレートとして保存するには、[ファイル] を選択します 、名前を付けて保存 そしてコンピュータ クラウドやサーバーではなく、コンピューターに保存します。便利な場所を参照してください。テンプレートとして保存すると、選択したフォルダーが上書きされるため、どのフォルダーに保存してもかまいません。

[ファイルの種類] ドロップダウンから、[Word テンプレート (*.dotx)] を選択します。 DOTX ファイルまたはテンプレートとして保存します。カスタム Office テンプレート フォルダーに自動的に保存されます。後で使用するには、[ファイル] を選択します 、新規 [個人] をクリックします。 独自のカスタム テンプレートにアクセスできます。

ステップ 3:ミーティングのイベントを記録します。

各セクションの下に詳細を入力します。委員会や他の人が組織の歴史を再訪または理解する必要がある場合に、決定を明確にするのに役立つ会議の議論中に提起されたポイントに対処してください。

議事録を整理する方法は 1 つではありません。この例では、アジェンダ自体をディスカッションから分離していますが、代わりにこれら 2 つの要素を組み合わせることができます。

ヒント

Enter を押す スタイルのプロパティに応じて、通常、スタイル付きの行の後に同じスタイルが続きます。デフォルトの Normal にすばやく戻すには スタイル、Enter を押します