SharePoint のリストにメール通知を追加する方法

SharePoint プラットフォームは、サイト メンバー間のコラボレーションを容易にします。リストまたはライブラリが更新されたときに電子メール通知を受け取るように、リストとライブラリにアラートを設定できます。アイテムが追加、削除、または変更されるたびに、アラートに指定された電子メール アドレスに電子メール通知が送信されます。ただし、アイテムが更新されたときに通知されるように、リストまたはライブラリ内の個々のアイテムにアラートを設定することもできます。

リストにアラートを設定

ステップ 1

サイトの資格情報を使用して SharePoint サイトにログインし、リストを参照してアラートを構成します。

ステップ 2

[リスト] タブをクリックして、上部のリボンにリスト コントロールを表示します。リストではなくライブラリで作業している場合は、[ライブラリ] タブをクリックします。

ステップ 3

上部のリボンの [Alert Me] コントロールの下にある下向き矢印をクリックし、[Set Alert on This List] をクリックします。ライブラリにアラートを設定する場合、オプションは「このライブラリにアラートを設定」という名前になります。新しいアラート ページが開きます。

ステップ 4

[アラート タイトル] フィールドにアラートの新しい名前を入力します。または、デフォルト名のままにすることもできます。アラートのタイトルは、メール通知の件名として表示されます。

ステップ 5

[アラートの送信先] フィールドに、アラートの受信者の電子メール アドレスまたはネットワーク ユーザー名を入力します。

ステップ 6

配送方法セクションで「電子メール」オプションをクリックします。このセクションがグレー表示されている場合、プラットフォームでメール通知が有効になっていない可能性があることに注意してください。

ステップ 7

通知を送信する「変更タイプ」を選択します。たとえば、アイテムが削除されたときに受信者に警告するには、[変更の種類] セクションと [これらの変更について警告を送信する] セクションで対応するオプションを選択します。

ステップ 8

変更が発生したときにアラートを送信するには、[アラートを送信するタイミング] セクションで [即時] を選択します。また、電子メールですべてのアラートの概要を毎日または毎週受け取ることも選択できます。

ステップ 9

[OK] をクリックして、アラートを保存して有効にします。

リスト アイテムにアラートを設定

ステップ 1

ブラウザでリスト アイテムを開き、上部のツールバーの [ファイル] タブをクリックします。タブの名前は、リストの種類によって異なります。たとえば、タスク リストのタブには、「ファイル」ではなく「タスク」というラベルが付けられます。

ステップ 2

[アラートを受け取る] オプションをクリックし、[このドキュメントにアラートを設定] をクリックします。新しいアラート画面が開きます。

ステップ 3

必要に応じて、[アラート タイトル] ボックスにアラートの新しいタイトルを入力します。

ステップ 4

[アラートの送信先] フィールドに、アラートの受信者の電子メール アドレスまたはユーザー名を入力します。

ステップ 5

配信方法として [メール] を選択し、[変更の種類] セクションと [これらの変更についてアラートを送信する] セクションで目的のオプションをクリックします。

ステップ 6

[即時] をクリックして、変更が行われたときにアラートを送信するか、毎日または毎週の概要オプションを選択してアラートの概要を受信します。

ステップ 7

[OK] をクリックして、アラートを保存して有効にします。

ヒント

プラットフォームがそのように構成されている場合、SharePoint でアラートを設定すると確認メールが届きます。

警告

これらの手順で提供される情報は、Microsoft SharePoint 2013 に適用されます。プラットフォームの他のバージョンでは、手順が多少または大幅に異なる場合があります。