スプレッドシートに対するデータベースの利点

データベースは、データをフィールドとレコードに編成するプログラムです。スプレッドシートは、計算とグラフの生成を可能にする行と列のグリッドにデータを格納するプログラムです。データベースとスプレッドシートの両方が、企業、学校、およびその他の組織で、データの保存と使用を整理するために使用されています。どちらも価値のあるツールですが、データベースにはスプレッドシートよりも優れた点がいくつかあります。

データ品質チェック

データベースでは、特定の変数を唯一の可能なエントリとして設定できます。唯一のオプションが男性と女性だとします。「エイリアン」と入力すると、データベースはデータを受け入れません。スプレッドシートでは、数値などの値のカテゴリを使用できますが、データベースをカスタマイズすることはできません。データベースは、患者番号などの一意の識別子が重複しないように指示された場合、特定のフィールドもチェックします。この重複チェックは、スプレッドシートでは利用できません。

データの統合

データベースでは、デフォルトで、複数のソースからのデータを 1 つのデータベースに統合できます。複数のアプリケーションとソースからのデータをフィールドに統合できるため、すべてのソースからのデータを整理して検索できます。これはスプレッドシートで実行できますが、この機能を有効にするには他のアプリケーションまたはカスタム プログラミングが必要です。

リソース効率

スプレッドシートは、使用中にコンピュータのランダム アクセス メモリに保存されます。これは、スプレッドシートに非常に大量のデータが含まれている場合に問題になります。データベースは、処理中のデータを RAM にロードするだけで済みます。つまり、大規模なデータベースの一部のみが常に使用されます。

ユーザー効率

データベースは、ユーザーのニーズに基づいてデータを表示するようにプログラムできます。たとえば、患者データベースは、医療履歴を医師に表示し、請求データを受付係に表示する場合があります。スプレッドシートにはすべてのデータが表示されるため、特定の情報を見つけるのが難しくなります。

コスト効率

大規模なスプレッドシートと比較すると、データベースはより効率的に使用できます。効率性により、タスクに費やす時間が短縮され、ミスが少なくなります。これは、従業員の生産性と効率が向上するため、工数の節約とビジネスの正確さにつながります。

成長効率 ​​

データがスプレッドシートに入力されると、スプレッドシートの全体的なサイズは、同等のデータベースよりもはるかに速く増加します。入力する情報が増えるにつれて、ネットワーク経由でレポート、グラフ、およびデータ アクセスを生成するのにかかる時間にかなりの差が生じます。