パスワードで保護されたドキュメントを電子メールで送信する方法

パスワードで保護されたドキュメントを電子メールで誰かに送信するには、事前の検討と計画が必要です。パスワード対応のドキュメントは、完全なセキュリティを確保するための最初のステップです。機密データは、信頼できる人、または「知る必要がある」人に送信します。あなたが知っている誰かがデータを保護し、それを必要とする人だけにそれを渡すので、受信者を賢明に選んでください.これらの手順を、個人情報へのアクセスを制限するルーチンの一部として統合してください。

ステップ 1

個人情報を含む新しいドキュメントを Word または Excel ファイルに書き込みます。または、情報をコピーしてドキュメントに貼り付けます。元のドキュメントのテキストを強調表示してコピー アンド ペーストし、メイン メニューの [編集]、[コピー] の順にクリックします。新しいドキュメントで、マウスを使用してテキストを表示する場所にカーソルを置き、[編集] をクリックしてから [貼り付け] をクリックします。

ステップ 2

メイン メニューの [ファイル] をクリックし、[名前を付けて保存] を選択して、電子メールで送信するドキュメントを保存します。ファイルに名前を付けるためのダイアログ ボックスが表示されます。名前を入力し、受信者のイニシャルを追加して、後でパスワードで保護されたファイルを簡単に識別できるようにします。

ステップ 3

メイン メニューの [ツール]、[オプション]、[セキュリティ] タブの順にクリックして、ファイルを保護します。 [開くためのパスワード] ボックスにパスワードを入力し、2 番目のボックスにもう一度パスワードを入力して確認します。最適なパスワードは 8 文字以上で、大文字、小文字、数字、および記号の組み合わせを使用します。これらは、キーボードの数字行から数字の 1 つをシフトすることで追加できます。

ステップ 4

受信者に電子メールを書き、機密情報を含むドキュメントを添付します。ドキュメントがパスワードで保護されていること、およびパスワードを提供することを受信者に通知します。パスワードで保護されたドキュメントを含む同じ電子メールにパスワードを書き込まないでください。電話番号をお持ちの場合は受信者に電話してパスワードを伝えるか、パスワードを記載した別のメールを送信してください。受信者への連絡方法を指定せず、電子メールでパスワードを送信する場合は件名を空白のままにしてください。

ステップ 5

適切な受信者がコピーを受け取ったことを確認したら、パスワードで保護されたドキュメントをコンピューターから削除します。受信者がパスワードで保護されたドキュメントを変更または修正する必要がある場合は、パスワードを削除する手順を提供する必要があります。ステップ 3 を参照してください。

ヒント

セキュリティを強化するために、パスワードで暗号化されたドキュメントを WinRAR または WinZip ファイルに圧縮し、どちらもパスワードで保護して、電子メールで送信できます。詳細については、WinRAR または WinZip ヘルプ ファイルを参照してください。