Microsoft Excel を使用して本をカタログ化するにはどうすればよいですか?

Excel の機能の多くは数値の計算とグラフ化に関連していますが、このスプレッドシート プログラムはインタラクティブなリストの作成にも適しています。 Word ではなく Excel を使用してホーム ライブラリをカタログ化することにより、入力したデータで本を並べ替えたり、ビューを絞り込んで特定の著者を表示したり、ページの書式設定やレイアウトを崩さずに追加情報を追加したりできます。まず、書籍カタログ テンプレートを読み込み、データの入力を開始します。

ステップ 1

Excel 2013 の [ファイル] をクリックし、[新規作成] をクリックします。「図書コレクション」を検索し、[図書コレクション リスト] を選択します。必要に応じて、代わりに独自のスプレッドシートをゼロからレイアウトすることもできますが、テンプレートを使用すると、書式設定と列の設計のほとんどが自動化され、カスタマイズも可能です。

ステップ 2

追跡したくない各データの上にある列ヘッダーを右クリックし、[削除] を選択して列を削除します。

ステップ 3

不要な列を選択して入力するか、列ヘッダーを右クリックして [挿入] を選択し、新しい列を作成して、独自のデータ列を追加します。必要なカタログ カテゴリを作成するために必要な数の列を削除、名前変更、挿入します。

ステップ 4

スプレッドシートに書籍を入力します。すべてのセルにデータを入力する必要はありません。一部の書籍に情報が不足していても、Excel は問題ありません。テンプレートのスペースがなくなったら、右下隅のハンドルを下にドラッグしてスペースを追加します。列が狭すぎる場合は、列のヘッダーの後ろにあるバーをダブルクリックして、最も長いテキストが収まるように列を拡張します。

ステップ 5

列タイトルの下の最初の行を選択し、[表示] タブを開き、[ウィンドウ] グループから [ペインの固定] を選択して、ページを下にスクロールしてもタイトルが表示されるようにします。

ステップ 6

[データ] タブの [並べ替えとフィルター] セクションから [並べ替え] を選択して、行を並べ替えます。別の列で並べ替えを絞り込む場合は、並べ替える列を選択し、[レベルを追加] をクリックします。 [参照 4 を参照してください。] [OK] を押すと、Excel は行を永続的に再編成します。書籍を入力した順序が気になる場合は、並べ替えの前に番号を徐々に増やして「追加された順序」を示す列を作成します。

ステップ 7

列タイトルの横にある矢印をクリックして、カタログをフィルタリングします。列から 1 つ以上の項目をチェックして [OK] をクリックすると、選択した項目に一致しないすべてのエントリが非表示になります。フィルタリングによってデータが永久に変更されるわけではありません。フィルタを再度開いて [フィルタをクリア] を選択すると、スプレッドシート全体が再び表示されます。

ステップ 8

カタログを「フィクション」と「ノンフィクション」のスプレッドシートに分割するなど、必要に応じてページを追加します。現在のシートのタブを右クリックし、[挿入] を選択してブック コレクション テンプレートを選択し、別のページを追加します。ページの名前を変更するには、タブのタイトルをダブルクリックします。

ヒント

数百または数千の本を追加する場合、各本の ISBN をオンラインで検索して、本のデータを見つけて Excel にコピーすることで時間を節約できます。すべての本の著作権ページを調べて情報を手で入力する必要はありません。

ハンドヘルド USB バーコード スキャナーは、各書籍の ISBN をコンピューターにインポートすることで、プロセスをさらに自動化できます。

警告

書籍に関する複数の関連データ セットを比較する必要がある場合 (店舗を経営していて、顧客、書籍の販売、購入のデータベースを保持する必要がある場合など)、Excel の代わりに Access を使用してカタログをより適切に整理および追跡することを検討してください。