Outlook を使用して会議室をスケジュールする方法

複数の会議室がある多忙なオフィスでは、どの会議室がいつ使用されているかを追跡するのが難しい場合があります。 Microsoft Outlook のカレンダーは、会議、予定、イベントのスケジュールに使用でき、会議室のスケジュールなど、オフィス全体のイベントにも使用できます。 1 つのカレンダーを構成してすべての会議室のスケジュールを設定できるため、スタッフはいつでも会議室の空き状況を簡単に確認できます。

ステップ 1

Microsoft Outlook を開きます。 [お気に入り] パネルの [カレンダー] をクリックします。 「カレンダー」を右クリックし、「新しいカレンダー」を選択します。 「会議室スケジュール」など、新しいカレンダーの名前を入力します。

ステップ 2

リボン インターフェイスで [スケジュール ビュー] をクリックします。カレンダーを右クリックし、[新しい予定] を選択します。

ステップ 3

リボンの [カテゴリ] をクリックし、[すべてのカテゴリ] を選択します。色のカテゴリを強調表示し、[名前の変更] をクリックします。 「会議室 1」や「ロビー会議室」など、カテゴリの名前を入力します。会議室ごとに 1 つずつ、追加の色カテゴリの名前を変更します。 [OK] をクリックします。

ステップ 4

[件名] テキスト ボックスに会議またはイベントのタイトルを入力します。 [場所] テキスト ボックスに会議室の名前または番号を入力します。会議室の利用開始日、利用開始時刻、終了時刻を入力します。会議室が数日間必要な場合は、終了日も変更できます。

ステップ 5

会議室で予定されている会議の詳細をメイン ウィンドウに入力します。会議の説明と出席者のリストを含めることができます。

ステップ 6

リボンの「カテゴリ」をクリックし、会議を行う会議室をクリックします。これにより、カレンダー上の会議が色分けされ、同時に使用されている複数の会議室を簡単に区別できます。

ステップ 7

[保存して閉じる] をクリックして会議室のイベントを閉じ、カレンダーに戻ります。