Outlook で休暇をスケジュールする方法
Microsoft Outlook 2013 を使用して、予定を自分で予約するだけで、カレンダーで休暇をブロックできます。オフィスで Microsoft Exchange を使用している場合は、組織内の人だけに送信される自動返信メッセージをカスタマイズし、不在中に電子メールを送信した他の人には別のメッセージを送信できます。 Exchange を使用していない場合でも、Outlook からメッセージに自動返信を送信できますが、外出中はコンピューターの電源を入れたままにしておく必要があります。
カレンダーの予約時間
ステップ 1
Outlook 2013 で予定表を開き、休暇をとる日の上にカーソルをドラッグし、強調表示された時間のブロックを右クリックします。または、[新しい予定] ボタンをクリックして、適切なメニューに開始時刻と終了時刻を入力することもできます。
ステップ 2
「休暇！」と入力します。または、「件名」ボックスに休暇に該当する別のタイトルを入力してください。必要に応じて、[場所] ボックスに場所を入力します。 「ハワイ」は、Netflix を視聴するために 1 週間家にいるだけでも、常にうまく機能します。
ステップ 3
[予定] タブの [オプション] グループにある [表示方法] ボックスをクリックし、[不在] を選択して、カレンダーにアクセスできるすべてのユーザーが不在の時間を確認できるようにします。 [保存して閉じる] をクリックして、少なくとも Outlook カレンダーに関する限り、休暇の計画を確定します。
Exchange による自動返信
ステップ 1
Outlook 2013 の [ファイル] メニューをクリックし、[自動返信 (不在時)] を選択します。このオプションが利用できない場合は、Microsoft Exchange アカウントを持っていません。自動返信ウィンドウが開きます。
ステップ 2
[自動返信を送信] オプションをクリックします。 [Inside My Organization] タブが選択されていることに注意してください。
ステップ 3
大きなテキスト フィールドをクリックし、不在時に組織内の誰かに送信するメッセージを入力します。これには通常、帰国する日付が含まれている必要があります。留守中に誰かがあなたをカバーしている場合は、その人の連絡先情報、または必要に応じて緊急連絡先情報を含めることができます。メール メッセージと同じように、テキスト フィールドの上にある書式設定オプションを使用して、書式設定をカスタマイズします。
ステップ 4
社内外の人にも Outlook で自動的に返信する場合は、[組織外] タブをクリックします。 [組織外の人に自動返信] オプションをクリックします。 「連絡先のみ」または「組織外の全員」オプションのいずれかを選択します。組織内で自動返信に使用したテキストが、メッセージ テキスト フィールドに自動的に表示されます。このメッセージを必要に応じて編集するか、削除して別のメッセージを書き込んでください。
ステップ 5
「開始時刻」および「終了時刻」メニューをクリックして、休暇に出発する日付と時刻、およびオフィスに戻る時刻を選択します。 Outlook はこの期間中に自動返信を送信します。
ステップ 6
[ファイル] メニューをクリックし、[自動応答] オプションの下にある [オフにする] ボタンをクリックして、早く戻った場合は自動応答をオフにします。
交換なしの自動返信
ステップ 1
Outlook 2013 の [新しいメール] ボタンをクリックします。[件名] 行に「今週は不在」などの適切なタイトルを入力し、[メッセージ] フィールドに不在メッセージを入力します。
ステップ 2
[ファイル] メニューから [名前を付けて保存] を選択します。 [ファイルの種類] メニューをクリックし、[Outlook テンプレート] を選択します。デフォルトでは、ファイルのタイトルは件名と同じですが、必要に応じて変更できます。 [保存] ボタンをクリックします。
ステップ 3
リボンの [ホーム] タブにある [ルール] ボタンをクリックします。ドロップダウン メニューから [ルールとアラートの管理] を選択します。 [ルールとアラート] ウィンドウが開きます。
ステップ 4
「新しいルール」ボタンをクリックします。これにより、新しいルール ウィザードが開きます。 [空のルールから開始] セクションにある [受信したメッセージにルールを適用する] オプションをクリックします。 「次へ」をクリックします。オプションのリストが表示され、不在メッセージを受信する必要があるユーザーと受信しないユーザーをフィルター処理できます。
ステップ 5
オプションを選択して、自動応答を受信するユーザーと受信しないユーザーを決定します。オプションを空白のままにすると、メールを送信したすべてのユーザーに自動返信が送信されます。 [次へ] をクリックします。
ステップ 6
ステップ 1 セクションで [特定のテンプレートを使用して返信] オプションをクリックし、ステップ 2 セクションで [特定のテンプレート] リンクをクリックします。ナビゲーション ウィンドウが開きます。 [検索] メニューをクリックして [ファイル システムのユーザー テンプレート] を選択し、数分前に作成した自動返信メッセージ テンプレートをダブルクリックします。
ステップ 7
[次へ] ボタンをクリックし、選択内容を確認して、もう一度 [次へ] をクリックします。 「完了」をクリックします。コンピューターで Outlook を実行したままにします。コンピューターがスリープ状態になった場合、シャットダウンした場合、または Outlook が閉じられた場合、自動返信メッセージは誰にも送信されません。
ステップ 8
Windows 8.1 のスタート画面で [検索] アイコンをタップし、「sleep」と入力して [電源とスリープの設定] を選択します。 「スリープ」メニューをクリックし、「しない」を選択します。ラップトップでは、これは「接続後、電源を切る」メニューでのみ利用できます。
ステップ 9
[ルール] ボタンから [ルールとアラートの管理] オプションに戻って、休暇から戻ったときに自動応答をオフにします。ルールの横にあるチェック マークをクリックして自動返信を無効にし、[適用] をクリックします。コンピューターのスリープ設定を通常に戻すことを忘れないでください。
ヒント
If your office uses Microsoft Exchange, you can make a co-worker a delegate for your emails and calendar when you're away. Click the Outlook 2013 "File" tab, select "Account Settings," click "Delegate Access" and then click "Add." Type the name of your coworker, select it and click "Add." You can then specify what the delegate can do, such as accept meetings on your behalf, in the Delegate Permissions dialog box. Your delegate can then access your account.