オフィス オートメーションの長所と短所

今日のオフィス オートメーションは、タイプライターやコピー機以上のものを指します。電子およびデジタル情報は、現代のオフィス オートメーションの核心です。厳密に内部のコンピューターで構成されている場合もあれば、インターネットとオフサイトのクラウド ストレージを介した世界規模のデジタル ネットワークが含まれている場合もあります。 21 世紀を進むにつれて、オフィス オートメーションに固有のメリットとデメリットの両方に、あらゆる順列で遭遇します。

時間と会社のリソースを節約

オフィスオートメーションの導入以来、この機器により、企業は時間とお金を節約することができました。ドキュメントがメールでクライアントに届くのを待つ代わりに、ファックスで数分で送信できます。現在、コンピューターの進歩とインターネットにより、通信は瞬時に行われました。時間を節約するときはいつでも、お金を節約できます。地理的な制限に縛られず、旅行に費やしたリソースを節約できます。さらに、多くのドキュメントのハード コピーを作成する場合でも、デジタル ストレージを使用すると、紙とストレージ スペースにかかる時間とお金を節約できます。

正確さは自動化に頼る

機械はそれを作った人間と同じくらい効果的であり、デジタルで収集された情報はそれを提出した人と同じくらい正確であるというのは事実ですが、プログラムからバグが解決されると、人間よりもはるかに信頼性が高くなります.たとえば、スプレッドシートや予算の数値を合計するソフトウェアが存在します。これは、常に正しいバランスを考え出し、簿記係の足し算機の指に頼ることはありません。標準ドキュメントのエラーを回避するために、テンプレートを作成して何度も使用できます。

自動化が失敗すると、問題が発生します

情報システムの運用と実行を自動化のみに依存している企業は、まさにそれらのシステムに障害が発生すると、パニックに陥る可能性があります。壊れたシステムを修理または交換するためのコストは、法外な額になる可能性があります。消しゴムを手に取って修正するだけではいけません。技術者を雇って更新やソフトウェアとハ​​ードウェアのメルトダウンについていくか、すぐに電話できる信頼できるサービスを用意する必要があります。次に、機密性とセキュリティの全体の問題があります。企業秘密を守り、信頼できる少数の個人にのみ伝えることはできますが、データが Web 上に流出した場合、それを取り戻すことはできません。

ユーザーの変更は必ずしも容易ではない

オフィス オートメーションが進化し続け、競争力と収益性を維持するために新しいテクノロジをシステムに組み込むと、不利な点は、ユーザーの幹部全体を再トレーニングする必要があることです。秘書から注文係まで、顧客から製品やサービスを提供する販売員まで、誰もが新しいシステムを学ばなければなりません。多くの人は新しいシステムを簡単に習得できず、他の人は今まで通りの方法で物事を行うことに頑固です。したがって、再トレーニングに関連する費用が発生する一方で、エンド ユーザーが戦う姿勢も必要です。