Microsoft Outlook で会議出席依頼を送信する方法

Microsoft Outlook はメール、予定表、連絡先を統合しているため、会議出席依頼の送信は非常に簡単です。招待する人の名前、時間、場所を入力し、[送信] ボタンを押すだけで作業が完了します。ただし、Microsoft はこのタスクに多くの追加機能を組み込んでおり、特にオフィスで Microsoft Exchange を使用している場合は、会議出席依頼を強化できます。

ステップ 1

Outlook を起動し、[カレンダー] をクリックします 左メニューの一番下にあるアイコン。 [カレンダーのホーム] タブから、[新しい会議] をクリックします。 アイコン。 Outlook のどこからでも新しい会議を作成するには、Ctrl-Shift-Q を押すこともできます .

ステップ 2

適切なフィールドに会議の詳細を入力します。 件名にカーソルを置きます フィールドに会議の名前を入力します。 場所を選択してください フィールドに住所、建物、または部屋を入力します。 開始時間をクリックします と終了時間 」フィールドを使用して、会議の開始時刻と終了時刻を指定します。または、[終日] を選択します。 指定した日付の午前 0 時から午前 0 時までの 24 時間続くイベントのチェック ボックス。 メッセージを選択 招待者への適切なメッセージを入力する必要がある場合は、ダイアログ ボックスの下部にあるフィールド。

オフィスで Microsoft Exchange を使用している場合は、会議室もあるかもしれません

ステップ 3

招待したい人の名前を入力するには、[To] を選択します。 分野。 Outlook の連絡先にまだ登録されていないユーザーがいる場合は、メール アドレスを入力するだけで済みます。アドレス帳を開くには、[会議] をクリックします。 タブで、[出席者] を選択します [アドレス帳] をクリックします。 .

[出席者] メニューには、スケジュールされた会議をキャンセルしたり、受信者が別の会議時間を提案できるようにするなど、応答オプションを指定したりするオプションもあります。

ステップ 4

スケジュールをクリックします 会議が自分のスケジュールに合っているかどうかを確認するには、[ホーム] タブの [会議] アイコンのすぐ下にある [会議] アイコンをクリックします。同じ Exchange ネットワーク上にいて、受信者のカレンダーを表示する権限がある場合は、受信者のカレンダーも表示されることがあります。

Exchange ユーザーの場合は、[スケジュール アシスタント] をクリックします。 受信者のスケジュールと部屋の空き状況に基づいて、会議に最適な時間と場所を見つけます。

ステップ 5

[オプション] をクリックします アイコンをクリックして、会議の時間をカレンダーに表示する方法を選択します。ここにある追加のオプションを使用すると、会議のリマインダーを設定したり、毎週または毎月の会議を設定するなど、会議を定期的に行うかどうかを指定したりすることもできます。

ステップ 6

[レビュー] をクリックします。 タブをクリックして、会議出席依頼のスペルと文法をチェックします。ここでの追加オプションを使用すると、リクエストを他の言語に翻訳したり、タイム ゾーンを確認したり、シソーラスにアクセスしたりすることができます。