Microsoft Outlook からデータベースを作成する方法

Outlook は、Microsoft が Office Suite ソフトウェア パッケージの一部として提供する個人情報マネージャーです。この便利なプログラムには多くの側面があります。電子メール通信、カレンダー、およびタスク マネージャーを提供します。 Outlook が提供する最も重要な機能の 1 つは、連絡先データベースを管理する機能です。これは、電子メール機能を備えた電子電話帳として機能します。 Outlook は、スタンドアロン アプリケーションとして、または Office パッケージ内の他のソフトウェアと組み合わせて使用​​できます。 Outlook を使用してデータベースを開始することは、整理整頓と時間を節約するのに役立つ簡単なプロセスです。

データベースのセットアップ

ステップ 1

コンピューターで Outlook を開きます。

ステップ 2

画面上部の「ファイル」をクリックします。ポインタを「新規」に移動し、「連絡先」をクリックします。空白の連絡先フォームが開きます。

ステップ 3

お問い合わせフォームに情報を入力してください。 2 つの電話番号など、1 つのフィールドに複数のエントリを入力するには、フィールドの横にある下矢印を使用します。これにより、2 行目が追加されます。郵送先住所が複数ある場合は、該当するエントリの横にある [これは郵送先住所です] チェック ボックスをオンにして、差し込み印刷のデフォルトを設定します。

ステップ 4

「DisplayAs」ボックスにデータを入力して連絡先に名前を付けます。このクライアントに送信されるすべてのメッセージは、この名前を「To:」セクションにリストします。たとえば、FlowersRUs の連絡フォームに記入する場合、これはビジネスの名前である可能性がありますが、マネージャーのジョンに宛てたメッセージが必要な場合があります。 John の名前は「DisplayAs」ボックスに表示されます。

ステップ 5

各連絡先の後にフォームの下部にある [追加] ボタンを選択して保存します。

ステップ 6

Outlook 画面の左側にある連絡先名をダブルクリックして、情報を編集します。

電子メールから連絡先を作成

ステップ 1

メール メッセージを開きます。

ステップ 2

送信者の名前を右クリックすると、オプション メニューが開きます。

ステップ 3

カーソルの横のメニューに表示される [連絡先に追加] オプションをクリックします。

データベース グループの作成

ステップ 1

グループ フォルダを作成します。画面上部の [ファイル] をクリックし、[新規] と [フォルダ] を選択します。

ステップ 2

表示されるボックスでフォルダに名前を割り当てます。

ステップ 3

[フォルダの内容] ボックスから [連絡先アイテム] を選択します。 [フォルダーの内容] の横にある矢印をクリックしてリストを開き、[連絡先アイテム] を強調表示します。

ステップ 4

フォルダを保存する場所を決定します。ハード ドライブ上の場所をクリックし、[OK] ボタンをクリックして保存します。

ステップ 5

個々の連絡先を新しいフォルダーにドラッグ アンド ドロップします。