Excel スプレッドシートを電子メールとして送信する方法

一部のスプレッドシートは、自分で保管するにはあまりにも重要です。同僚と共同作業したり、クライアントにファイルを送信したり、最終的にすべてのコミック ブックをカタログ化したことを友達に見せたりする場合でも、Excel 2013 には、別のアプリを開かずにブックを共有するためのいくつかのオプションが用意されています。 OneDrive フォルダー内の任意の Excel ファイルへのリンクを送信するか、PDF、XPS、または Excel XLSX ファイルとして添付ファイルとして電子メールで送信します。

ステップ 1

Excel でブックを開きます。各ワークシートを含むブック全体を調べて、共有したい情報のみが含まれていることを確認します。たとえば、価格の内訳をクライアントに送信する場合は、コストも含まれていないことを確認してください。ワークシートを削除するには、ウィンドウの下部にあるそのタブをクリックして、[削除] を選択します。

ステップ 2

ワークブックに変更を加えた場合は、[ファイル] メニューをクリックして [名前を付けて保存] を選択し、ワークブックを新しいファイル名で保存します。電子メールの添付ファイルを使用する代わりにリンクを送信する場合は、コピーをコンピューターではなく OneDrive フォルダーに保存してください。

ステップ 3

[ファイル] メニューをクリックし、[共有] を選択して [メール] をクリックします。 Excel からメールを送信するには、添付の Excel ファイル、添付の PDF ファイル、添付の XPS ファイル、OneDrive ファイルへのリンクの 4 つの選択肢があります。

ステップ 4

「添付ファイルとして送信」オプションをクリックします。 Excel は、XLSX が既に添付された Outlook ウィンドウを起動します。 [宛先] テキスト フィールドに 1 人以上の受信者の名前を入力し、メッセージを追加して [送信] をクリックします。 Outlook ウィンドウが自動的に閉じます。

ステップ 5

ファイルが OneDrive フォルダーに保存されている場合にのみ、[共有] ウィンドウの [電子メール] オプションで [リンクの送信] アイコンをクリックします。Excel はそのファイルへのリンクを自動的に生成し、電子メール メッセージに貼り付けます。このリンクを受信者に送信すると、Excel Online で開きます。受信者が無料の Microsoft アカウントを持っていない場合、同じリンクからアカウントを作成することができます。

ステップ 6

受信者がファイルを編集できないようにする場合は、[PDF として送信] または [XPS として送信] アイコンを選択します。 Windows 8.1 では、Reader アプリを使用して PDF ファイルと XPS ファイルの両方を開きます。これらは、受信者が Microsoft アカウントを持っているかどうかわからない場合にも適しています。スプレッドシートを表示するためにサインアップする手間が省けるからです。

ステップ 7

別の電子メール アカウントを使用するか、メッセージ サービスを介してリンクを電子メールで送信する場合は、[共有オプション] の [共有リンクを取得] アイコンをクリックします。ここでは 2 つの選択肢があることに注意してください。受信者がドキュメントを編集できるリンク、または表示専用のリンクを取得できます。 [リンクを作成] ボタンをクリックし、表示されたリンクをコピーして、メッセージまたは電子メールに貼り付けます。

ステップ 8

他のユーザーとスプレッドシートで共同作業を行う場合は、[招待] 共有オプションをクリックします。同僚の名前を入力し、ファイルを編集できるようにするか、単に閲覧できるようにするかを指定します。これは [共有リンクを取得] オプションに似ていますが、2 つの重要な違いがあります。まず、オフィスで SharePoint を使用している場合は、受信者がドキュメントにアクセスする前に、チェック ボックスをクリックしてサインインするよう要求できます。第 2 に、他のユーザーがファイルにアクセスできないようにする場合は、同じ画面に戻って [ユーザーを削除] をクリックします。