Outlook でリマインダーとタスクを送信する方法

Microsoft Outlook 2013 を使用して重要なメールを送信しようとしている場合は、応答を確認することを忘れないように、自分自身にリマインダーを追加してください。さらに、メールでリマインダーを送信して、受信者が返信を忘れないようにすることができます。タスクを使用すると、やらなければならないことを整理できます。チームの一員である場合は、他の人にタスクを送信できます。 Outlook 2013 は既定でリマインダーとタスクを送信できます。アドオンをインストールする必要はありません。

リマインダーの作成と送信

ステップ 1

Microsoft Outlook 2013 を起動し、[新しいメール] ボタンをクリックして新しいメールを作成します。メールを作成し、[メッセージ] タブの [タグ] グループで [フォローアップ] をクリックし、[リマインダーを追加] を選択します。カスタム ウィンドウが表示されます。

ステップ 2

自分用のリマインダーを作成するには、[フラグ フォー ミー] ボックスをオンにします。 [フラグ] ボックスからフラグの種類を選択します。 「フォローアップ」、「参考までに」、「転送」、「返信不要」、「既読」、「返信」、「全員に返信」、または「レビュー」フラグを選択できます。 「開始日」ボックスからフラグの開始日を選択し、「期日」ボックスから期日を選択します。フラグを使用すると、人々は重要な電子メールをすばやく見つけることができます。メールはフラグの状態で並べ替えることができます。 [リマインダー] ボックスをオンにして、2 つのドロップダウン ボックスからリマインダーの日時を選択します。

ステップ 3

[受信者にフラグを付ける] ボックスをオンにしてから [リマインダー] ボックスをオンにして、受信者の電子メールにフラグを付け、リマインダーを追加します。 [フラグ] ボックスからフラグの種類を選択し、2 つのドロップダウン ボックスを使用してリマインダーの日付と時刻を設定します。 [OK] をクリックしてメールにリマインダーを追加し、[送信] をクリックしてメッセージを送信します。

タスクの作成と送信

ステップ 1

Outlook 2013 ウィンドウの左下隅にある [タスク] をクリックし、[タスク] をクリックしてすべてのタスクを表示します。タスクは、件名、期日、カテゴリ、またはフラグで並べ替えることができます。

ステップ 2

[ホーム] タブの [新規] グループにある [新しいタスク] ボタンをクリックして新しいタスクを作成し、[タスク] タブの [タスクの管理] グループにある [タスクの割り当て] ボタンをクリックします。

ステップ 3

タスクを割り当てる相手の名前またはメール アドレスを [宛先] ボックスに入力します。 [件名] ボックスにタスクのわかりやすい名前を入力します。

ステップ 4

「開始日」と「期限」ボックスから、タスクの開始日と期限を選択します。 「優先度」リストからタスクの優先度を選択します。 「高」、「通常」、または「低」の優先度を選択できます。

ステップ 5

「ステータス」ボックスからタスクのステータスを選択します。 「未開始」、「進行中」、「完了」、「他の人を待っている」、または「保留」ステータスを選択できます。

ステップ 6

タスクをタスク リストに追加して自動的に更新する場合は、[このタスクの最新のコピーをタスク リストに保持する] をオンにします。受信者がタスクを完了したときに通知を受け取りたい場合は、[このタスクが完了したらステータス レポートを送信する] ボックスをオンにします。

ステップ 7

[送信] ボタンをクリックして、タスクを受信者に送信します。 [保存して閉じる] ボタンをクリックしてタスクをタスク リストに保存し、タスク ウィンドウを閉じます。

ヒント

「自分にフラグを立てる」ボックスと「受信者にフラグを付ける」ボックスの両方がチェックされている場合、同じメールで自分と受信者の両方にリマインダーを送信できます。

リマインダーとフラグを削除するには、メールを開いて [フォローアップ] をクリックし、[リマインダーを追加] を選択します。 「自分にフラグを立てる」ボックスと「受信者にフラグを付ける」ボックスのチェックを外して、フラグとリマインダーを削除します。リマインダーだけを削除するには、[リマインダー] ボックスのチェックを外します。フラグがないとリマインダーを設定できないことに注意してください。

既存のタスクを送信する場合は、それを開いて [タスクの割り当て] をクリックします。送信する前にタスクを編集できます。

[繰り返し] グループの [繰り返し] ボタンをクリックし、適切な繰り返しオプションを選択することで、タスクを繰り返すことができます。

定期的なタスクはタスク リストに残りますが、更新されることはありません。ただし、[このタスクが完了したらステータス レポートを送信する] ボックスをオンにすると、完了したイベントごとにステータス レポートを受け取ることができます。

警告

メールでリマインダーを送信するときは注意してください。特に仕事中の場合、リマインダーが鳴ると動揺する人もいます。この潜在的な問題を回避するには、[リマインダー] ボックスをオンにせずに受信者のメールにフラグを付けます。

タスクを複数の人に割り当てることはできません。ただし、タスクをいくつかの小さなタスクに分割し、それぞれを別の人に割り当てることができます。