Microsoft Excel で採用プロセスを追跡する方法

採用プロセスは、時には迅速で激しいものになる場合があります。会社に大規模な連絡先管理データベースがある場合は、採用プロセスを管理するためのクエリを作成および維持できる場合があります。ただし、これにより、不合格の応募者でデータベースが行き詰まる可能性があります。 Excel スプレッドシートを使用すると、個人情報、応募状況、その他の重要なフィールドを使用して、採用プロセスの追跡をすばやくカスタマイズできます。ニーズが変化し、採用プロセスが洗練されるにつれて、将来の更新のためにニーズを IT 部門に伝えるのではなく、スプレッドシートを適応させることができます。

ステップ 1

採用キャンペーン用に新しい Excel ブックを作成します。適切なデータに簡単にアクセスできるように、ワークブックにわかりやすいタイトル (「採用テンプレート」または「2014 年 6 月のセールス アソシエイト」) を付けて保存します。

ステップ 2

追跡するフィールドを 1 行目に左から右に入力します。 「姓」、「名」、「電話」、「電子メール」、「住所」などの申請者識別子から始めます。採用プロセスにとって重要なフィールドを使用し、検索を制限する可能性のあるデータを組み合わせようとする誘惑に抵抗してください。たとえば、従来の郵便で応募者に連絡する場合は、「住所」を「番地」、「市区町村」、「郵便番号」に拡張して、検索とメールのマージの両方を容易にすることを検討してください。

ステップ 3

行 1 の他の追跡項目に進みます。これには、「ステータス」が含まれる場合があります。経験豊富な Excel ユーザーは、「受信済み」、「インタビュー済み」、「拒否済み」などのエントリを含むドロップダウン リストを追加できますが、ストレート テキスト エントリがすべての場合があります。あなたが必要です。その他の有用な列には、「コメント」、「次のステップ」、および応募者の履歴書がデジタルで保存されている場合は、その履歴書へのハイパーリンクのフィールドが含まれる場合があります。

ステップ 4

「応募者のソース」、「採用担当者」などの内部使用のための列を追加します (部門内に複数ある場合、または外部機関を使用する場合)、および応募者を比較するために使用できるその他のフィールド。読みやすくするために、メニュー バーに含まれているプリセットを使用して、スプレッドシートのデータ領域を表としてフォーマットすることをお勧めします。

ステップ 5

データを追加する前にスプレッドシートを保存してください。おそらくファイル名に「バックアップ」という単語を追加して、将来のキャンペーンや改訂の基礎としてクリーンなコピーを確保してください。スプレッドシートをテンプレートとして保存すると、これも可能になるため、新しい採用キャンペーンを開始したり、毎月、四半期ごと、または毎年などの期間ごとに応募者を整理したりすることが簡単になります。

ヒント

インターネットから入手できる Excel テンプレート (「参考文献」のリンク) を使用すると、スプレッドシートを作成する時間を節約できます。ニーズに合った専用の採用テンプレートが見つからない場合は、連絡先リソース管理テンプレートを特定の要件に適合させることを検討してください。