Excel で Avery 5160 ラベルを使用する方法
Avery ラベルはよく知られている標準的なオフィス製品であり、5160 ラベル (他のサイズの中でも) は Microsoft 製品と互換性があります。 Excel から Avery ラベルを印刷することはできますが、このプロセスでは最終的に、ラベル フィールドを分類してラベル形式にインポートするために差し込み印刷が必要になります。
差し込み印刷プロセス中に、Excel でデータの列を設定し、それらを Microsoft Word の書式設定フィールドと一致させます。プロセスは複雑ではありませんが、フォーマットを正しく設定するには時間がかかります。 Excel の大きな連絡先リストやその他の形式のデータも、完了するのに時間がかかります。
Word で Excel を使用する代わりに、各ラベルを手動で入力するか、Microsoft Outlook などの互換性のある別のプログラムを使用して差し込み印刷を実行します。 Microsoft Outlook オプションは、このサービスをメール マネージャーとして既に使用している場合にのみ魅力的です。
Avery ラベルは Microsoft Word ラベル形式の標準であり、サイズは既にプリセットに保存されているため、ラベル付けプロセスに最適です。その他の一般的なラベル ブランドとレイアウトも、Microsoft のラベル形式に格納されています。
Excel をラベルに使用する方法
Excel にジャンプしてプログラムを使用してデータをホストする前に、Excel が特定の状況に最適な用途であるかどうかを検討してください。少数のラベルを作成する場合 (たとえば、最小限の情報で 100 未満) は、ラベル形式の Word ドキュメントに情報を直接入力することをお勧めします。これは、使い捨てリストの場合に特に当てはまります。
Excel は、数百人または数千人の名前、住所、およびその他の情報を含む連絡先リストなど、大量の情報をホストするのに理想的です。絶え間なく成長し進化しているリストは、Excel で簡単に管理できます。
Excel ワークブックは、管理リストのラベルを印刷するのには適していませんが、書式設定により、データを他のプログラムや書式に簡単に移動できます。たとえば、連絡先リストを Excel からメール マネージャーに簡単にアップロードできます。
情報が重要であり、継続的に使用される場合は、Excel を使用してください。それ以外の場合は、手動で Word 文書に直接情報を入力することを検討してください。
Avery ラベルを印刷するための書式設定
Excel で、列見出しを使用してラベル フィールドの書式を設定します。たとえば、各列の先頭に 名 などの特定のフィールドを付けます 、姓 、住所 、都市 、状態 、郵便番号 、メールアドレス および連絡先に保持するその他の情報。ラベルの書式を設定するときは、特定のデータ セットごとに列を設定することが重要です。
各行は、1 つの連絡先またはデータ セットに対応します。情報の各部分に列見出しを使用すると、後で差し込み印刷プロセスを使用するときに、ラベルのどこに情報を配置するかを最大限に決めることができます。この時点で、Excel ワークシートを保存してプログラムを終了します。次に、Microsoft Word を開いて差し込み印刷を実行し、最終的にラベルを印刷します。
Word でラベルの書式を設定する
郵便物に移動 タブをクリックし、[差し込み印刷を開始] を選択します。 オプション。 ラベルを選択 [ラベル オプション] をクリックします。 ここで、Avery 5160 ラベル用に Word 文書をフォーマットします。
使用するモデルに基づいて、連続紙プリンターまたはページ プリンターを選択します。プリンタ オプションの下には、ラベル オプションがあります。ドロップダウン メニューを選択してサプライヤーを表示し、Avery を選択します このリストから。
すべての Avery ラベル スタイルを含む別のリストが生成されます。 5160 をクリックします モデル ラベルを選択し、[OK] を選択します . Word 文書は、必要な間隔とデザインに正確に一致するようにラベルのサイズを調整します。
[ファイル] をクリックします。 上級者向けを選択します Excel を Word に接続するオプション。 ファイル形式の変換を確認するをマークします チェックボックスをオンにして、[OK] を選択します . 郵便物に戻る [受信者を選択] をクリックします。 をクリックして Excel ファイルを見つけます。情報を Word とマージするファイルを選択します。
同様に、メーリング設定のラベルでデータがどのように表示されるかをフォーマットします。 <<名>> を使用します 情報をレイアウトするためのスタイリング。これは、以前に Excel で作成した列と相関しています。この情報は自由に設定できます。
通常、住所ラベルには、名前、番地、都市、州、郵便番号が含まれます。 Excel 列に存在する限り、会社名または任意のカスタム フィールドを追加することもできます。表示したい正確な方法で各列見出しをフォーマットします。これには、単語と単語が存在する行の間のスペースが含まれます。
この領域のフォント設定も調整します。 Excel からマップされた既定のフォントを使用すると問題なく動作しますが、カスタム スタイルはラベルの簡単なオプションです。マージ後に印刷プレビューを実行して、フォントとテキスト サイズがラベルに収まることを確認してください。
ラベルの差し込み印刷と印刷
これで、Avery ラベルがフォーマットされ、情報が関連付けられました。 [マッチ フィールド] をクリックします メーリングの下 Excel の列見出しが <
[終了してマージ] をクリックします をクリックして、プロセスを完了します。 [印刷] をクリックします ジョブをプリンタに送信します。印刷機能を実行する前に、Avery ラベルをプリンタ トレイに置いてください。
また、印刷プレビューを実行して、配置と間隔を再確認し、エラーを見つけます。ラベルとプリンターのインクは高価で、ファイルを再確認することで、何度も印刷する必要がなくなります。
Microsoft Outlook ショートカット
Excel と Word の間で差し込み印刷を実行する代わりの方法があります。 Outlook オプションは連絡先リストに固有のものですが、連絡先を Excel から Outlook 連絡先マネージャーに簡単に読み込む方法を提供します。
リストに載っている人とメールで連絡を取り合っている場合、この機能は特に便利です。 Outlook に入り、[連絡先を追加] を選択します [ファイルから] を選択します。 Excel または標準の CSV ファイルを使用して、同じ結果を得ることができます。ファイルを選択し、すべてを Outlook マネージャーにインポートします。
現在、Word で差し込み印刷を実行すると、プロセスが大幅に短縮されます。 Shift キーを使用して、必要な連絡先をすべて選択します +コントロール 複数の連絡先を強調表示するキーボード コマンド
ホームに移動 タブをクリックし、[差し込み印刷] を選択します 選択した連絡先のみ .ラベルに表示する連絡先フィールドを選択するか、[すべての連絡先フィールド] をクリックします。 すべてを転送します。 [新しいドキュメント] を選択します をクリックして、ドキュメントの種類を選択します。 宛名ラベル リストの中で最も明白な選択です。
このアクションにより、Word 文書が開かれ、すべての連絡先情報がマップされ、準備が整います。 Word を使用して Avery ラベル スタイルを選択する必要がありますが、プロセスは上記と同じです。
慎重な方は、書き込みを入力してください と挿入 フィールド Word のセクションを参照して、マッピングを再確認してください。印刷プレビューを実行して、すべてが正しくレイアウトされ、印刷の準備が整っていることを確認することもできます。それ以外の場合は、すべての設定が完了しており、Outlook の差し込み印刷プロセスを使用してラベルをすばやく印刷できます。