ビジネスにおけるメールの使用

電子メールは、近年最も普及しているビジネス コミュニケーション ツールの 1 つです。ビジネスでの電子メールの使用には、同僚や顧客とのコミュニケーション、会議のスケジュール設定、自動通知の送信、新旧の顧客とのニュースレターの共有などがあります。ビジネス コミュニケーションにおける電子メールの利点の 1 つは、どこにでもあるため、インターネットにアクセスできる人なら誰でも電子メールを送受信できると誰もが想定していることです。近年、一部の詐欺師やハッカーによって電子メールが使用されているため、詐欺的なメッセージに注意することが重要です。

オフィスでの電子メールの使用

ビジネス コミュニケーションにおける電子メールの主な役割は、同じ会社または組織内の人々をつなぐことです。 メールは、同僚に質問するために頻繁に使用されます 電話をかけたり、肩を叩いたりして邪魔する必要はありません。会議のお知らせや議事録の送信、重要なフォームの配布、職場調査の実施に使用されます。

多くのオフィスには、さまざまな社内メーリング リストがあります。 会社の特定の部門にメッセージを送信するためにメッセージを送信できるようにします。これは、休暇ポリシーの更新を確認する必要がある人事部門で働く全員、または同僚の誕生日であることを知る必要がある特定のフロアで働く全員です。 メールは、統合されたカレンダー ツールでも頻繁に使用されます Microsoft や Google などのプロバイダーから、会議やその他のイベントをスケジュールします。

添付ファイルをメールで送信 Microsoft Word ドキュメントからロゴやジングルなどの広告素材のサンプルまで、ファイルを共有する方法としてよく使用されます。

スマートフォンなどの個人用デバイスで会社のメールをチェックする人が増えています 、これにより、オフィス外の同僚と連絡を取り合うことができます。これには、ポジティブな面とネガティブな面の両方があります。人々は、自宅で仕事をしたり、朝の通勤時にすぐにチェックインしたりすることがより簡単になりますが、オフィスにいないときの真のオフアワーが少なくなる可能性もあります。

職場のメール エチケット

ビジネス コミュニケーションにおける電子メールの重要な役割を考えると、電子メールに関する公式および非公式のエチケット ルールが進化したことは当然のことです。

人々は通常、ある程度のプロフェッショナリズムを持ってメールに対処しようとします 、明確で簡潔な件名を必ず付けてください 受信トレイでメールを簡単に見つけられるようにし、文法、スペル、大文字の使用に少なくともある程度の注意を払います .ほとんどの人は、不適切なコメントを避けるようにしています。 疑わしい趣味のジョーク、政治や宗教への言及、または雇用主へのジャブを含む会社の電子メール。

書かれたメッセージだけを見て口調を判断するのは難しいため、会社のメールで明るく見せようとする人もいます。これは、感嘆符や絵文字を使用して行うことができますが、やりすぎるとプロらしくないように見える場合があります.一般的に、組織内の他の人たちのリードに従う必要があります。 同僚や顧客へのメールの下書きについて。

多くの組織は、送信する各電子メールに特定の署名形式を追加することを要求するなど、電子メールに関する独自のポリシーを持っています。一部の職場では、個人的な理由で会社の電子メールをいつ使用できるかについてのポリシーがあります。また、多くの場合、セキュリティのために電子メールを保持または削除する必要がある場合についてポリシーを定めています。

自動化された電子メール メッセージ

ビジネスを行っている組織から自動化された電子メール メッセージを受信することは一般的になっています。オンライン ショッピング アウトレットは、販売の通知、購入の確認、および配送スケジュールに関する最新情報を送信します。新聞やその他のメディア組織は、見出しと記事の最新情報を含む自動メールを送信します .

ビジネス向けに自動化されたメールを送信できる企業は多数あります。これには、マーケティング メールや、トランザクション メールと呼ばれることもある購入によってトリガーされるものなどがあります。 .特定の法律は、企業が人々の電子メールアドレスを保存できる時期、人々が電子メールをオプトアウトできるようにする必要がある時期、およびマーケティングメッセージを送信できる時期を規定しています. 管轄区域の規則を遵守していることを確認してください また、場合によっては、メールを送信している相手が勤務または居住している場所でも可能です。

一部の商用電子メール プロバイダーは、オプトアウト、サブスクリプション リスト、およびその他の情報の管理に役立ちます。いろいろ探して、ニーズに合ったものを好きな価格で見つけてください。

電子メール ニュースレターの世界

メールニュースレター 近年ますます人気が高まっています。一部の企業は、それらを使用して顧客に連絡し、販売、新製品、または既存のサービスについて知らせます。たとえば、プール清掃業者は、夏が近づくにつれてサービスを思い出させるニュースレターを送信したり、ポッドキャスト スタジオは、既存の番組の新シリーズや新シーズンを発表するメール ニュースレターを送信したりできます。

それ以外の場合は、ニュースレター自体が商品です。 .一部のメディア組織やその他のグループは、他では入手できない情報を含む有料のニュースレターで成功を収めています。これらの一部は、専用のプラットフォームまたは Patreon などのクラウドファンディング ツールを通じて作成されます。

他の商用メールと同様に、メール ニュースレターを送信する場合は、メッセージの送信先から明示的な同意を得ていることと、簡単に購読を解除する方法があることを確認する必要があります。 .たとえば、ユーザーがサイトにアクセスしたときやトランザクションを完了したときに、ニュースレターにサインアップするように人々を招待できます。当然のことながら、有料のニュースレターを提供している場合は、ユーザーが購読を簡単にキャンセルして請求を停止できるようにする必要があります。

メール詐欺のリスク

フィッシングとして知られる電子メール詐欺 、近年流行しています。 詐欺師は、信頼できる機関になりすました人々にメールを送信します 受信者をだまして送金させようとしたり、ユーザー名やパスワードなどの貴重な情報を提供させようとしたりします。これらの電子メールは、膨大な数の受信者にまとめて送信される場合もありますが、特定の受信者を対象としている場合もあります。

マルウェアは、通常、電子メール メッセージに含まれる添付ファイルまたは疑わしいサイトへのリンクを介して、電子メールで配布されることもあります。場合によっては、疑わしいファイルが開かれると、受信者のコンピューターに感染し、電子メール ソフトウェアを使用して元の受信者の連絡先に自身のコピーをさらに送信します。

メール詐欺の被害に遭わないために、メッセージの送信元アドレスをよく調べてください そして、彼らが実際に彼らの出身であると主張する人々や機関と一致することを確認してください.電子メール内のすべてのリンクが、リンク先であると主張しているサイトに移動していることを確認してください。添付ファイル付きの予期しない電子メールを受信した場合は、身元を確認するためにその人に電話またはメッセージを送る必要がある場合でも、実際にその人からのものであることを確認してください。

多くの企業がウイルス対策ソフトウェアを導入しています 受信メールと送信メールをスキャンしてマルウェアを探しますが、それでも詐欺を避けるために警戒することは良いことです.

メールの代替手段

一部のオフィスでは、電子メールはますますインスタント メッセージング ソフトウェアに置き換えられています 、Microsoft Teams や Slack など。企業はまた、メッセージング ツールやソーシャル ネットワーキング ソフトウェアを使用して、多くの場合、自動化されたチャット ボックスや企業の Web サイトに配置されたリンクを通じて、顧客と話をしています。

これらのリアルタイム プラットフォームは、多くの場合、電子メールを使用するよりも高速で便利です。また、ファイルを共有したり、音声やビデオ会議セッションを設定したりすることも簡単にできるようにするものも多くありますが、これは電子メールでは直接行うことができません。

それでも、これらのプラットフォームがすぐに電子メールを完全に置き換える可能性は低いです.