ビジネス メールの一部

電子メールは、ビジネス コミュニケーションの不可欠な形式になっています。個人的な電子メールは非公式ですが、ビジネスの電子メールにはプロフェッショナリズムと礼儀が必要です。紙のビジネス レターの基本的な部分は、インターネット通信にも適用されます。

件名

件名は簡潔かつ正確にします。受信者のスパム フィルターをトリガーする可能性のある指定を使用しないでください。たとえば、「Re」 (「Regarding」の従来のオフィス メモ略語) や「Fwd」 (転送された電子メール メッセージを意味する) などです。必ず件名を入力してください。空白のままにすると、メッセージがスパム フォルダに移動する可能性もあります。

挨拶

ビジネスメールメッセージには、プロフェッショナルな挨拶文を使用してください。 "Dear Mr. Foster" は "Hey, Bob" よりもはるかに優れた印象を与え、ビジネスパーソンとしてのイメージを反映します。挨拶の後に空白行を残してから、メールの本文を始めます。このパターンにより、メッセージ全体が受信者にとって読みやすくなります。

本文

メールの本文については、標準的なビジネス レターのガイドラインに従ってください。丁寧な言葉を使って要求をしたり、要点を説明したりします。受信者があなたのことを覚えているかわからない場合や、初めて連絡を取る場合は、最初の行で自己紹介を行います。 「先週の木曜日、ジョンソンとの契約について話してくれてありがとう」は、目前のビジネスの詳細に入る前に、受信者の記憶を揺さぶります.

署名

メールの本文の後に空白行を追加して、メッセージが見やすくなるようにします。次に、「よろしくお願いします」、「心から」、または「ありがとう」などの丁寧なサインオフでメッセージを終了します。名前の後に、メールアドレス、電話番号を追加します。会社での肩書や、必要に応じてオフィスの住所も。これにより、すべての連絡先情報が 1 か所で受信者に提供されます。

2 回読み取り、1 回送信

[送信] をクリックする前に、電子メールを読み直して問題を探します。受信者の電子メール アドレスが [宛先] フィールドに正しく入力されているか、[件名] フィールドに適切な行があり、メッセージにスペル、文脈、または文法上の誤りがないかどうかを確認します。 .署名と連絡先情報も再確認してください。

プロフェッショナルであり続ける

白い背景に黒いテキストのみを使用してください。 Times New Roman や Courier などのビジネスライクなフォントを選択します。色付きの曲線的なフォント、グラフィックを多用した背景、顔文字、または「LOL」(大声で笑う) などのインターネット スラングは使用しないでください。メッセージをすべて大文字で入力しないでください。これは、テキスト形式で叫んでいると見なされます。多数の受信者にビジネス メールを送信する場合は、ブラインド カーボン コピー (BCC) オプションを使用します。そうすれば、各読者のメール アドレスが保護され、誰かのスパム リストに載る可能性が低くなります。